Ostolaskut

Ostolaskujen manuaalinen käsittely on yksi taloushallinnon suurimmista piilokulueristä. Inhimillisiä virheitä syntyy käsin tehtävissä tiliöinneissä ja käsittelijävalinnoissa. Hidastuminen maksaa – myöhästyneet laskut, viivästyskorot ja kirjanpidon viiveet nakertavat tulosta huomaamatta.

• Mobiilihyväksyntä: hyväksy laskuja älypuhelimella missä ja milloin tahansa
• Sääntöpohjainen automaatio
• Automaattinen tiliöinti valmiilla tiliöintipohjilla
• Mahdollisuus myös tekoälypohjaiseen automaatioon
• Räätälöitävä hyväksymiskierto toimittaja- tai laskutyyppikohtaisesti
• Hyväksymisrajat ja käyttöoikeudet – estä luvattomien laskujen hyväksyminen
• Varahenkilömääritykset lomien ajaksi yhdellä asetuksella
• Reaaliaikainen kirjanpito – tieto kulkeutuu automaattisesti kirjanpitoon
• Maksaminen suoraan sovelluksesta ja reaaliaikainen saldoennuste
• Sähköinen laskuarkisto – löydä mikä tahansa lasku sekunneissa

Maestron sääntöpohjainen automaatio ohjaa laskun jokaisessa vaiheessa saapumisesta arkistoon:

Automaattinen tiliöinti
Toimittajakohtaiset tiliöintipohjat täyttyvät automaattisesti – kirjanpidon tilit, laskentakohteet ja rivisummat ovat valmiina. Tiliöinti on manuaalisen prosessin eniten aikaa vievä vaihe, ja se poistuu lähes kokonaan.

Automaattinen laskujen kierto
Lasku ohjautuu säännön perusteella suoraan oikeille tarkastajille ja hyväksyjille. Jokaiselle toimittajalle, laskutyypille tai laskentakohteelle voidaan määrittää oma kiertomallinsa.

Automaattinen tarkastus ja hyväksyntä
Voit määrittää maksimisumman, jota pienemmät laskut hyväksytään automaattisesti – kunhan maksutiedot ovat kunnossa. Kaikista poikkeamista tulee välitön hälytys. Täysautomaation riskit pysyvät pieninä.

Ostoreskontra ja sähköinen arkisto
Hyväksytyt laskut siirtyvät automaattisesti ostoreskontraan ja haettavaan sähköiseen arkistoon. Kirjanpito pysyy reaaliaikaisena ilman manuaalisia siirtoja.

Sääntöpohjainen automaatio hoitaa jo valtaosan toistuvasta työstä – mutta tekoälyn avulla voidaan mennä vielä pidemmälle. Maestro NG Ostolaskuihin on saatavilla tekoälypohjainen tiliöinti, joka oppii tunnistamaan toimittajakohtaiset tiliöintikäytännöt ja tekee tiliöinnin automaattisesti ilman ennalta määriteltyjä sääntöjä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että myös epäsäännöllisemmät laskut alkavat tiliöityä oikein itsestään – ja manuaalista työtä jää yhä vähemmän sitä mukaa kun järjestelmä oppii.

Tekoälytiliöinti on jo käytössä useilla Maestron asiakkailla.

Maestro NG Ostolaskut toimii itsenäisenä sovelluksena eikä edellytä koko taloushallinnon vaihtamista. Se on suunniteltu integroitumaan joustavasti useimpiin taloushallinnon järjestelmiin – käytitpä sitten mitä ohjelmistoa tahansa.

Ostolaskujen käsittelyyn on markkinoilla monia ratkaisuja – osa niistä on laajoja, kalliita järjestelmiä, joissa maksat myös ominaisuuksista, joita et koskaan käytä. Maestro NG Ostolaskut on suunniteltu toisin: saat juuri sen, mitä ostolaskujen tehokkaaseen käsittelyyn tarvitaan. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että investointisi maksaa itsensä takaisin nopeasti.