Yhdistyksen kirjanpito on helppoa hoitaa Maestrolla

Yleishyödyllisten yhteisöjen kirjanpito poikkeaa monin tavoin yrityksen kirjanpidosta. Se vaatii niin erityispiirteitä sisältävän ohjelmiston kuin erityisosaamisella varustetun taloushallinnon ammattilaisen taustalle.

Premium Accounting Oy on suomalainen tilitoimisto, joka tarjoaa kattavia talous- ja kirjanpitopalveluja eri kokoisille yrityksille, säätiöille ja yhdistyksille. Se on osa Premium Group -yritysryhmittymää, jossa työskentelee kaiken kaikkiaan noin 30 työntekijää yli 650 asiakkaan parissa. Premium Group yhdistää laki- ja taloushallinnon palvelut yhdeksi kokonaisuudeksi. Taloushallinnon osalta asiakkaita palvelevat kaksi tiimiä, joista toinen keskittyy yritys- ja toinen yhdistys- ja säätiöasiakkaisiin. Jälkimmäinen tiimi käyttää työssään Maestro Taloushallintoa. Haastattelimme kahta Maestron pääkäyttäjää, Hanna Peltosta ja Eeva-Maria Seppäläistä, ohjelmiston käyttökokemuksesta erityisesti yhdistysten ja säätiöiden taloushallinnon kannalta.

Yleishyödyllisten yhteisöjen kirjanpito on mielenkiintoista ja merkityksellistä työtä

Eeva-Maria Seppäläinen on ollut noin 7 vuotta töissä säätiöitä palvelevassa tiimissä. Hänen asiakkaansa ovat pääasiassa apurahasäätiöitä ja yhdistyksiä.

”Parasta työssäni ovat kivat kollegat ja hyvä työyhteisö. Itse säätiökirjanpito on mielenkiintoista ja merkityksellistä, sillä säätiöt tukevat muun muassa tiedettä ja kulttuuria. Omalla työpanoksellani autan niitä toimimaan”, Seppäläinen kertoo.

Hanna Peltonen on samoilla linjoilla työn sisällön osalta. Hän on työskennellyt kolmannen sektorin toimijoiden taloushallinnon parissa noin 30 vuotta ja asiakkaisiin hänellä onkin hyvin pitkät asiakassuhteet.

”Meillä ei ole kahta samanlaista työpäivää, sillä kaikki asiakkuutemme ovat keskenään hyvin erilaisia. On ollut hyvin mielenkiintoista toimia tällaisen kohderyhmän kanssa”, Peltonen pohtii.

Tärkeimmät kriteerit taloushallinnon ohjelmiston valinnassa

Premium Accounting Oy alkoi etsiä korvaajaa käyttämälleen ohjelmistolle vuonna 2021. Haussa oli nimenomaan tilitoimistokäyttöön suunniteltu ohjelmisto, sillä yhdistys- ja säätiöasiakkaat eivät välttämättä itse halua operoida kirjanpidon parissa. Tarvittiin myös monipuolinen palkanlaskentaohjelma sekä sähköinen ostolaskujen käsittely. Oli tärkeää, että tilikarttoja ja raportteja saataisiin edelleen räätälöityä kullekin asiakkaalle sopivaksi. Valinnaksi muodostui lopulta Maestro.

”Maestro oli riittävän monipuolinen – löysimme siitä kaikki edellä mainitut asiat. Maestro oli myös alusta asti halukas kuuntelemaan meitä ja kehittämään tarvitsemiamme ominaisuuksia”, Peltonen kertoo.

”Palkanlaskenta oli oikeasti hyvä, kirjanpidon käyttöliittymä näytti selkeältä. Myös ostolaskujen käsittely vaikutti toimivalta”, Seppäläinen lisää.

Maestron hinnoittelukin koettiin sopivaksi.

”Meidän asiakaskuntamme osalta on asiakasystävällistä, että laskut kulkevat meidän kauttamme”, Peltonen kuvaa.

Sujuva käyttöönotto poikkeuksellisissa olosuhteissa

Maestron käyttöönotto osui korona-aikaan, jolloin etätyöskentely oli vasta ottamassa Suomessa suurta harppausta eteenpäin olosuhteiden pakosta. Käyttöönottoprojekti oli kunnianhimoinen: Kaikki yhdistys- ja säätiöasiakkaat pankkiyhteyksineen oli siirrettävä Maestroon nopealla aikataululla.

”Vaikka kaikki täytyikin hoitaa etänä ja vauhdilla, projekti meni lopulta todella hyvin! Saimme Maestrolta runsaasti koulutusta ja tukea käyttöönottoomme”, Peltonen kuvaa.

Seppäläinen lisää: ”Projektijohtaminen oli laadukasta ja pidimme paljon palavereja käyttöönoton aikana. Niiden avulla hahmotimme, mitä olimme jo tehneet ja mitä tulisi tehdä seuraavaksi.”

Käyttöönoton aikana he tutustuivat myös Maestron asiakaspalvelun tukikanavan käyttöön.

”Maestron tikettijärjestelmä ja asiakaspalvelu toimivat ihan loistavasti! Vastaukset saatiin projektin aikana nopeasti, ja niin ne on saatu projektin jälkeenkin”, Seppäläinen kertoo.

Ohjelmiston vaihto toi ajansäästöä yhdistysten ja säätiöiden taloushallintoon

Peltonen ja Seppäläinen huomasivat suuren ajansäästön siinä, että asiakkaat tallentavat itse laskuja, kuitteja ja dokumentteja Maestron sovelluksiin. Lisäksi ostolaskun kierto on helposti hallittavissa, ja asiakkaan kanssa voidaan käydä keskusteluja suoraan sovelluksessa ilman sähköpostittelua.

”Olemme juuri aloittamassa automaatioprojektia yhdessä Maestron kanssa, jossa automatisoimme ostolaskujen käsittelyä lisää”, Seppäläinen kertoo.

”Olemme kaikki olleet tyytyväisiä siihen, että valitsimme juuri Maestron. Tekisimme saman valinnan uudelleen”, Peltonen toteaa lopuksi.

Tiesitkö?

Yhdistyksen kirjanpito on erityispiirteistään huolimatta helposti hoidettavissa Maestrolla. Maestro hoitaa kirjanpidon kirjaukset tiliotteen perusteella sekä kuittaa maksusuoritukset täysin automaattisesti viitelistojen ja palautteiden perusteella reskontriin yhdellä kertaa kaikkien asiakkaiden osalta. Sähköiset ostolaskut saapuvat kiertoon valmiiksi asiakkaittain jaoteltuina, ja kierto voidaan automatisoida pitkälle ilman erillisiä ohjelmistorobotteja. Lue lisää alta.

• Osa Premium Groupia
• Erikoistunut yritysten taloushallinnon lisäksi erityisesti säätiöiden taloushallintoon
• Toimii Helsingissä