Kotimainen Osuuskunta Timanttiset on 11 itsenäisen kauppiaan omistama ja yli 50 myymälästä muodostuva Suomen suurin kello- ja korualan ketju. Vuonna 2019 Timanttiset aloitti suuren verkkokauppauudistuksen.

Tärkeää oli, että verkkokauppa tarjoaisi erinomaisen asiakaskokemuksen lisäksi reaaliaikaiset varastosaldot ketjun jokaisesta liikkeestä ja minimoisi manuaalisen työn ketjun keskusjohdossa sekä myymälöissä. Tämä tarkoitti sitä, ettei kysymykseen tullut pelkkä verkkokaupan käyttöönotto, vaan kehitystyötä oli tehtävä myös myymälöiden toiminnanohjauksen sekä logistiikan ratkaisujen parissa.

Sami Koskinen, joka on toiminut Timanttiset-ketjun toimitusjohtajana vuodesta 2003, on mies verkkokauppauudistuksen takana.

”Tavoitteemme oli yksinkertainen: Halusimme tehdä Timanttiset-ketjun verkkokaupasta Suomen parhaan kello- ja korualan verkkokaupan”, Koskinen toteaa.

Verkkokauppahankkeen lähtökohtana oli lisätä reaaliaikaisuutta ja automaatiota

Timanttiset-ketju muodostuu itsenäisistä kauppiaista, jonka vuoksi sen keskusorganisaatio työllistää vain muutaman henkilön. Ketjun aiempaa verkkokaupparatkaisua hoidettiin keskusorganisaatiossa muiden töiden ohella. Ratkaisun iästä sekä integraatioiden puutteesta johtuen tähän liittyi valtavasti manuaalista työtä.

Koska verkkokauppa ei ollut yhteydessä suoraan liikkeiden varastoihin, oli tilausten hallinta ja ohjaaminen työlästä ja haittasi asiakaskokemusta.

”Aiempi verkkokauppa oli ollut käytössä hyvin pitkään, eikä se enää palvellut halutulla tavalla. Se vaati paljon manuaalista työtä ja useiden järjestelmien käyttöä. Aiemmin meillä oli verkkokaupan lisäksi käytössä tilausten käsittely-, laskutus- ja tuotetietojen käsittelyjärjestelmät. Lisäksi postituksen tiedot syötettiin käsin, sillä tilausjärjestelmän ja logistiikkakumppanien omien järjestelmien välillä ei ollut yhteyttä”, Koskinen muistelee.

Maestro valittiin pääkumppaniksi kokonaisvaltaisen lähestymistapansa vuoksi

Timanttiset-ketjun uuden verkkokaupan toimittajaa etsittiin ensin kartoittamalla vaihtoehtoja ja sen jälkeen pyytämällä tarjoukset kolmelta varteenotettavimmalta. Ketjun keskusorganisaation lisäksi kauppiaiden edustus osallistui tiiviisti prosessiin, sillä vain siten oli mahdollista varmistaa myymälöiden teknisten, hallinnollisten ja kaupallisten tarpeiden huomioiminen.

Maestro tuli valituksi siksi, että tarjottu ratkaisu vastasi kokonaisvaltaisimmin ketjun sekä kauppiaiden tarpeisiin ja mahdollisti myös verkkokaupan joustavan jatkokehityksen. Koska Timanttiset-ketjuun kuuluvat myymälät käyttävät Maestron toiminnanohjausjärjestelmää (ERP) ja haluttu verkkokaupparatkaisu edellytti yhteyttä jokaisen myymälän ERP:n, voitiin välttää kallis ja ennalta-arvaamaton integraatioprojekti. Maestron verkkokaupassa ja toiminnanohjausjärjestelmässä oli valmis integraatio myös Unifaun-logistiikkaratkaisuun.

Maestrolla oli näin parhaat edellytykset varmistaa onnistunut lopputulos ja toimia pääkumppanina monipuolista osaamista vaativassa hankkeessa.

”Hanke oli kunnianhimoinen ja siihen tarvittiin monenlaista osaamista. Maestro oli erinomainen pääkumppani, sillä heillä oli vahva osaaminen ERP:n ja verkkokaupan yhteyksistä sekä ammattitaitoinen kumppani verkkokauppa-alustan tekniseen kehittämiseen”, Koskinen sanoo.

Neljän organisaation yhteistyönä syntynyt hanke vietiin läpi Maestron johdolla

Verkkokauppahanke alkoi tarvemäärittelyllä, johon osallistui Timanttiset-ketjun keskusorganisaatio sekä kauppiaiden edustus ja monipuolisesti Maestron asiantuntijoita.

Timanttiset-organisaation lähtökohtana oli säilyttää aiemman verkkokaupparatkaisun hyvät puolet ja korjata heikkoudet, mutta pian ymmärrettiin, että reaaliaikainen integraatio toiminnanohjauksen ja verkkokaupan välillä edellytti koko toimintaprosessin uudelleen järjestämistä. Maestrolla oli tähän kuitenkin valmis malli, jota mukauttamalla löydettiin kaikkia osapuolia palveleva ratkaisu.

Suunnittelu- ja toteutusvaiheissa mukaan astuivat myös Codaone, joka vastasi Magento 2 -verkkokauppa-alustan mukauttamisesta ja käyttöönotosta, sekä kolmas kumppani joka huolehti verkkokaupan käyttöliittymän suunnittelusta.

”Uusi verkkokauppa toteutettiin Magento 2 -alustalle, joka sisälsi valmiiksi paljon Timanttisten kaipaamia ominaisuuksia. Verkkokaupan ja ERP:n välistä tuoteintegraatiota laajennettiin Timanttisten tarpeiden mukaan ja kaupan toimintoja sekä ulkoasua kehitettiin niin ikään Timanttisten tarpeiden perusteella tiiviissä yhteistyössä Codaonen kanssa”, kertoo Maestron liiketoimintajohtaja Matti Riivari.

Koska hanke oli laaja ja liikkuvia osia oli poikkeuksellisen paljon, vei sen valmistuminen aikaa. Lopputulos vastasi kuitenkin Timanttiset-organisaation odotuksia paremmin kuin hyvin.

”Projektin valmistuminen siirtyi muutamia kertoja, kun testauksen yhteydessä havaittiin uusia kehityskohteita. Käyttöönoton viivästyttäminen kuitenkin kannatti, sillä lopulta ratkaisu vastasi tarpeitamme. Hienosäätöä tehtiin toki vielä käyttöönoton jälkeen, mutta pääosin ratkaisu toimi odotetusti ja joulun verkkokaupat saatiin toimitettu hyvin ja luotettavasti”, Koskinen muistelee.

Verkkokauppauudistus kasvatti kauppaa, paransi asiakaskokemusta ja automatisoi hallinnolliset prosessit

Timanttisten uusi verkkokauppa otettiin käyttöön kuukautta ennen Black Friday-alennusmyyntiä. Tämä aiheutti organisaation sisällä stressiä, mutta oli pakko tehdä sillä verkkokaupan haluttiin olevan valmis jouluun mennessä. Molemmat sesongit sujuivat kuitenkin ongelmitta ja verkkokauppaa tehdään nyt enemmän kuin koskaan.

”Järjestelmän pitkällinen testaus oli kannattanut, suurempia ongelmia ei tullut ja verkkokauppa saatiin hyvään nousuun heti ensimmäisinä sesonkeina. Kaupankäynnin kannalta suurin muutos on se, että pystymme aiempaa paremmin vaikuttamaan tuoteinformaatioon, -luokitteluun ja -kuviin, mikä on näkynyt positiivisena tuloksena myynnissä”, Koskinen kertoo.

Verkkokauppauudistus helpotti valtavasti sekä keskusorganisaation että myymälöiden arkea.Myös asiakkaille on kyetty tarjoamaan tehokkaampaa palvelua.

”Erityisen hyvä ja onnistunut muutos oli automaattinen tilausten käsittely. Aikaisemmin välitimme tilaukset manuaalisesti kauppiaille toimiston aukioloaikoina. Nyt tilaukset menevät automaattisesti oikealle kauppiaalle, ja kauppias voi ottaa sen käsittelyyn heti. Toimitustiedot kulkeutuvat Unifaun-integraation kautta suoraan Postille tai Matkahuoltoon, ja myymälöissä voidaan tulostaa oikeat toimitustiedot sisältävät postituslomakkeet automaattisesti. Tilausten toimitukset ovat nopeutuneet ja asiakkaat voivat kirjautua omalle tililleen ja seurata tilauksen etenemistä, mikä ei ollut entisessä järjestelmässä mahdollista. Laskutuksen automatisointi on helpottanut taloushallinnon työtehtäviä”, Koskinen kertaa uudistuksesta saavutettuja hyötyjä.

Mitä tehtiin?

• Keskitetty verkkokauppa yli 50 myymälästä muodostuvalle Timanttiset-ketjulle, jossa on reaaliaikainen yhteys jokaisen myymälän varastosaldoihin ja toiminnanohjausjärjestelmään.
• Automaattinen tilaustenkäsittely, jossa:
  • Tilaus ohjautuu myymälään, jossa on paras valikoima valittuja tuotteita.
  • Monipuoliset maksutavat verkossa ja niiden automaattinen käsittely.
  • Liikkeiden väliset tuotetilaukset hoituvat automaattisesti.
  • Tilauksen tiedot kulkeutuvat automaattisesti laskutukseen ja kirjanpitoon.
  • Unifaun-integraation avulla tiedot kulkeutuvat suoraan myös valitulle logistiikkakumppanille tai asiakas voi valita noudon myymälästä.

• Verkkokauppa-alustan räätälöinti Timanttisten tarpeisiin
  • Integraation laajennukset ja automatiikan lisäys
  • Täysin räätälöity ulkoasu
  • Uusia toiminnallisuuksia ja muokkauksia Timanttisten tarpeiden mukaan

Mitä saavutettiin?

• Kasvatettiin verkkokauppaa.
• Parannettiin asiakaskokemusta.
• Minimoitiin verkkokauppaan liittyvä manuaalinen työ keskusorganisaatiossa ja myymälöissä.

• 11 itsenäisen kauppiaan omistama
• Muodostuu yli 50 myymälästä
• Suomen suurin kello- ja korualan ketju
• Verkkokauppa jossa on reaaliaikainen yhteys jokaisen myymälän varastosaldoihin ja toiminnanohjausjärjestelmään.