Sähköinen taloushallinto yrityksille

Automaalaamo Yli-Seppänen Oy on Kauhajoella toimiva automaalaamo ja kolarikorjaamo. Yritys on palvellut asiakkaitaan vuodesta 1996 saakka. Yrittäjänä toimivan Mikko Yli-Seppäsen lisäksi yhtiö työllistää yhden kokopäiväisen henkilön. Mikko on tehnyt yhteistyötä koko yrittäjätaipaleensa ajan Kauhajoella toimivan tilitoimisto RS-Tili Ky:n kanssa. RS-Tilin yrittäjänä toimiva Raija Saarivirta-Kut tunteekin Mikon yritystoiminnan poikkeuksellisen hyvin, sillä hän on ollut mukana Mikon yrittäjätaipaleella jo reilun 25 vuoden ajan.

Automaalaamo Yli-Seppänen Oy hoiti aikaisemmin taloushallintoaan hyvin pitkälti paperisena.

Käytännössä tämä toimi niin, että yksi ihminen käytti ison osan työajastaan papereiden järjestelemiseen sekä toimittamiseen tilitoimistoon. Tilitoimistossa vielä useampi henkilö käsitteli yrityksen paperiaineistoa. Tässä paperisessa toimintatavassa oli haastavaa esimerkiksi se, että Mikko Yli-Seppäsellä ei ollut oikein käsitystä siitä, mitä ostolaskuja hänellä on käsittelyssä. Pahimmillaan osa laskuista ehti jo erääntyä, ennen kuin ne saatiin käsitellyksi ja maksuun. Huonona puolena tässä paperisessa toimintamallissa oli myös se, että osa laskuista saattoi hukkua muiden postien joukkoon. Onpa jokunen paperilasku joskus mennyt naapuriyrityksenkin postilaatikkoon.

Sysäyksen sähköiseen taloushallintoon siirtymisestä Mikko sai tilitoimistoltaan.

Raija Saarivirta-Kut suositteli Mikolle, että hänen kannattaisi siirtyä käsittelemään ostolaskuja sähköisesti MaestroNG-järjestelmällä. Pieni päätös tämä ei Mikolle ollut, sillä häntä ei ollut tietokoneisiin liittyvät asiat kiinnostaneet aikaisemmin. Hän kuitenkin päätti luottaa tilitoimiston suositukseen ja niinpä vuoden 2021 marraskuussa ryhdyttiin tuumasta toimeen. Nykyinen malli ostolaskujen käsittelyssä toimii siten, että suurin osa Automaalaamo Yli-Seppänen Oy:n laskuista saapuu verkkolaskuina tilitoimiston ostolaskujärjestelmään. Tilitoimisto tiliöi saapuneet laskut, jonka jälkeen Mikko ne hyväksyy MaestroNG-järjestelmässä. Hyväksynnän jälkeen laskut maksetaan tilitoimiston toimesta samassa järjestelmässä. Mikko Yli-Seppänen on tyytyväinen nykyiseen systeemiin.

”Stressi on vähentynyt aikaisemmasta.  Alkuun minua ei kiinnostanut pätkääkään sähköinen taloushallinto, mutta pakko on myöntää, että on se vaan helpompi monella tavoin. Maestron ratkaisu on kätevä ja helppokäyttöinen, josta en vaihtaisi takaisin entiseen enää millään. Minulla on nyt nähtävillä koko ajan tilanne yritykseni ostolaskuista. Viimeksi kun kävin postilaatikolla, siellä oli vain yksi kirje. Ero aikaisempaan on huima.”

Sähköinen toimintamalli laskujen käsittelyssä tuo Automaalaamo Yli-Seppänen Oy:lle myös ihan konkreettista suoraan rahassa mitattavaa hyötyä.

Aikaisemmin paperiaineistojen käsittelyyn meni jopa yhden henkilön viikon työaika kuukaudessa. Sähköisessä maailmassa kustannussäästöä on tullut suoraan, kun yrityksen ei tarvitse maksaa enää yhdelle työntekijälle papereiden käsittelystä. Sähköinen toimintamalli säästää aikaa ja rahaa, joten sitä on helppo suositella toteavat Mikko ja Raija lopuksi.

• Kauhajoella toimiva automaalaamo ja kolarikorjaamo – perustettu v. 1996
• Yhteistyötä RS-Tilin kanssa yli 25 vuotta
• Sähköinen toimintamalli toi rahassa mitattavaa hyötyä