Sähköinen taloushallinto tilitoimistoille

Tilipalvelu Pauliine Tähti on yhden naisen tilitoimisto Naantalissa. Pauliine on työskennellyt kirjanpitäjänä vuodesta 2005 alkaen. Pauliine aloitti autokaupan kirjanpitäjän työnsä ohella oman toimistonsa, kunnes vuoden 2019 alussa siirtyi täysipäiväiseksi yrittäjäksi. Yrittäjyydessä Pauliinea houkutti ennen kaikkea vapaus. Hänelle on tärkeää saada itse aikatauluttaa työpäivänsä ja -viikkonsa. Sähköinen taloushallinto on tukenut tätä tavoitetta. Pauliinen työhuone sijaitsee kotona Rymättylässä. Hänellä ei ole ollut varsinaista kivijalkatoimistoa, jossa asiakkaat voisivat piipahtaa tuomassa tositteensa. Haastattelimme Pauliinea selvittääksemme, miten hän toimii.

85% asiakkaistasi toimii sähköisesti. Miten olet onnistunut sähköistämään taloushallinnon näin suurelle osalle asiakkaistasi?

Tarjoan aina uusille asiakkaille sähköistä taloushallintoa. Minun kanssani on mahdollista toimia myös perinteisellä mallilla, mutta suosittelen lämpimästi jokaiselle uudelle asiakkaalle sähköistä toimintatapaa. Onhan se minunkin etuni. Koska yksinyrittäjällä ei käytännössä ole lomaa ikinä, sähköinen taloushallinto mahdollistaa töiden tekemisen mistä vain. En ole sidottu tiettyyn paikkaan tai aikaan. Se tuo vapautta.

Toimin aina asiakkaan ehdoilla. Uudet asiakkaat on helppo saada sähköisyyden piiriin. Tiettyyn toimintatapaan tottuneet ovat haastavampia. Se vaatii oikea-aikaisuutta ja pitkäjänteisyyttä. Sähköinen taloushallinto on hyvä ottaa puheeksi tasaisin väliajoin. Kun paperikäytännöt aiheuttavat asiakkaalle tuplatyötä, sähköisyyteen siirtyminen on myös asiakkaan etu ja helppo perustella. Tällöin asiakkaat ovat valmiita opettelemaan uutta, vaikka joutuvat aluksi hieman näkemään vaivaa uusien toimintatapojen opettelussa. Lopputulokseen asiakkaani ovat olleet poikkeuksetta tyytyväisiä.

Millaisia asiakkaita sinulla on sähköisen taloushallinnon piirissä?

Asiakaskunnassani on toimijoita eri aloilta; ravintola- ja kahvilayrittäjiä, kauneudenhoitoalan yrittäjiä, rakennusalan toimijoita, vähittäiskaupan yrityksiä, yhdistyksiä sekä sosiaalialan toimijoita. Sähköinen taloushallinto sopii kaikille, alasta riippumatta. Asiakkaan sijainnillakaan ei ole merkitystä, kun toimitaan sähköisesti. Yhteydenpito toimii sähköpostitse ja puhelimitse. Kun toimimme samassa järjestelmässä siihen ei ole niin paljon tarvetta. Olen toki tavannut kaikki asiakkaani kasvotusten. Toiset tykkäävät pitää yhteyttä useammin puhelimitse, toisille asiakkaille riittää tieto olennaisista asioista sähköpostitse.

Onko asiakkaidesi muiden ohjelmistojen käyttö ollut esteenä sähköisen taloushallinnon käyttöönotolle?

Ei koskaan. Osalla asiakkaista on käytössä muita ohjelmia ja kassajärjestelmiä. Tämä ei ole koskaan ollut este sähköisen taloushallinnon käyttöönotolle.

Mitä mieltä asiakkaasi ovat olleet sanomanvälityksestä?

Tärkeintä on, että sanomat välittyvät luotettavasti. Ropo Capital on Maestron yhteistyökumppani sanomanvälittäjänä ja on mielestäni toiminut luotettavasti. On hyvä, että asiakkaan on mahdollista sopia samalla perintäpalveluista.

Miten olet asiakkaidesi kanssa sopinut työnjaosta?

Joustavasti ja tapauskohtaisesti, asiakkaan tarpeen mukaan. Osa haluaa tehdä enemmän itse ja osa haluaa ulkoistaa lähes kaiken. Toisille toimin ulkoistettuna toimistotyöntekijänä.

Maestro-ohjelmiston käyttötuki on kirjanpitäjä itse. Miten asiakkaidesi ohjelmiston käyttöönotto on sujunut? Millaista käyttäjätukea asiakkaasi ovat kaivanneet?

Asiakas saa tunnukset s-postitse ja ohjeistuksen, kuinka tositteita tuodaan järjestelmään ja missä ne hyväksytään. Kuittien ja ostolaskujen käytöstä tulee harvoin kysymyksiä käyttöönoton jälkeen. Myyntilaskujen puolelta saan kysymyksiä useammin, mutta ne ovat nopeasti ratkottavissa. Asiakkaiden kysymykset ovat liittyneet hyvityslaskun tekemiseen tai keskeneräiseksi jääneen laskun tilan ratkomiseen. Toiminnallisuuksista tulee kaiken kaikkiaan yllättävän vähän kysymyksiä.

Jos asiakkaani ottaa käyttöön kaikki toiminnallisuudet, sovin aina tapaamisen ennen käyttöönottoa, jotta voin antaa asiakkaalleni tarvittavan opastuksen. En ole kokenut ongelmalliseksi, että toimin asiakkaalle ohjelmiston helpdeskinä. Itseasiassa se tiivistää yhteistyötä. Samalla tulee keskusteltua muitakin asioita läpi. Asiakkaideni mielestä Maestro on selkeä.

”Toimin aina asiakkaan ehdoilla. Uusille asiakkailleni kerron, että he voivat toimittaa aineiston haluamallaan tavalla mutta lämpimästi suosittelen sähköistä taloushallintoa.”