Autokaupan taloushallintoratkaisu

Rinta-Joupin Autoliike on palvellut suomalaisia autoilijoita jo 1950-luvulta asti. 1990-luvulta saakka yritys on tasaisesti laajentanut toimintaansa Pohjanmaalta muualle Suomeen. Samalla ovat kasvaneet yrityksen liikevaihto, edustettavien automerkkien määrä sekä henkilöstön koko.

Maestron taloushallinnon ratkaisuja Rinta-Joupin Autoliike on käyttänyt vuodesta 2011. Käytettyään aiempaa ratkaisua 25 vuoden ajan, oli Maestron käyttöönotto tuolloin teknologisesti suuri loikkaus eteenpäin. Business Controller Kim Hämäläinen on työskennellyt Rinta-Joupin Autoliikkeessä vuodesta 2004:

”Aiempi ratkaisu oli ollut hyvin pitkään käytössä ja se oli melko vanhakantainen. Maestroon siirtyminen tarkoitti yhden tai kahden ohjelmistosukupolven loikkaa. Tuolloin naureskelimme, että seuraavalla kerralla emme odota ihan yhtä kauan. Mutta niin siinä vain kävi, että yli kymmenen vuotta on mennyt Maestron käyttäjänä, eikä vaihtoa tarvitse suunnitella. Ohjelmisto on kehittynyt koko ajan sekä teknologisesti että alan vaatimusten mukana, joten olemme olleet erittäin tyytyväisiä.”

Rinta-Joupin Autoliikkeen liiketoiminta on kasvanut, mutta taloushallinto hoituu edelleen Maestrolla

Rinta-Joupin Autoliikkeen ottaessa Maestron käyttöön toimi yritys 14 sijainnissa ja työllisti n. 240 henkeä. Vuonna 2020 yrityksellä oli 23 liikettä ja työntekijöitä n. 500. Myös liikevaihto on lähes kaksinkertaistunut samassa ajassa. Sen sijaan taloushallinnon työntekijöiden määrä on pysynyt jotakuinkin samana, kuten myös järjestelmäkokonaisuus.

”Taloushallintoa meillä pyöritetään lähes samankokoisella porukalla kuin Maestroa käyttöönottaessa, vaikka samassa ajassa yritys on kasvanut huomattavasti. Sama pätee myös järjestelmäpuoleen, sillä kokoonpano on säilynyt jotakuinkin samana: myynnin ja huollon toiminnanohjausjärjestelmät, Maestrolta taloushallinnon kokonaisuus ja kassatoiminnot. Ja koska toimipisteitä meillä on niin paljon, on meillä lisäksi käytössä erillinen raportointiratkaisu”, kuvailee Hämäläinen.

Maestron konesalipalvelut otettiin käyttöön rajallisten henkilöresurssien vuoksi, mutta valinnasta oli myös odottamattomia hyötyjä

Kun Maestroa otettiin käyttöön Rinta-Joupin Autoliikkeessä, olivat he samalla vaihtamassa myös toiminnanohjausjärjestelmää. Kaksi samanaikaista järjestelmähanketta olisi kuormittanut liikaa yrityksen henkilöresursseja, joten aikaa ja henkilöresursseja säästääkseen yritys päätti hankkia myös konesalipalvelut Maestrolta.

Työskentelykulttuurin muuttuessa enemmän etätyötä painottavaksi ilmeni tästä valinnasta muitakin hyötyjä. Myös kustannukset ovat osoittautuneet odotettua pienemmiksi.

”Maestron konesalipalvelut valittiin aikanaan käytännön syistä – säästääksemme aikaa ja henkilöresursseja. Vaihtohetkellä ajattelimme, että ulkoistus tulisi kalliimmaksi kuin oma konesali, mutta käytäntö on osoittanut päinvastaista. Sittemmin asiaa ei ole tarvinnut miettiä lainkaan, joka kertoo siitä, että palvelu on toiminut ongelmitta. Kun koronaviruspandemia pakotti meidät etätöihin, ei Maestron käytön näkökulmasta mikään muuttunut. Vaikka muuten toki vaikutukset olivatkin merkittäviä”, Hämäläinen kertoo.

Reaaliaikainen taloushallinto on kannattavan liiketoiminnan elinehto

Rinta-Joupin Autoliikettä johdetaan tiukasti faktatiedon pohjalta. Yrityksen kannattavuus varmistetaan seuraamalla myynnin lukuja, mutta myös kuluja. Mahdollisiin poikkeamiin reagoidaan nopeasti. Jotta poikkeamat kyetään havaitsemaan ja yrityksen kannattavuus varmistamaan, tulee taloushallinnon lukujen olla mahdollisimman reaaliaikaisia.

Myös muutokset lainsäädännössä sekä kotitalouksien ostovoimassa vaikuttavat autoalaan nopeasti. Näiden vaikutusten havaitseminen, ja niihin reagoiminen oikealla tavalla, vaatii sekin tuekseen reaaliaikaista tietoa.

”Autoalan markkina on muuttunut. Ihmiset ovat hintatietoisempia, eikä kaupankäyntikään ole enää samalla tavalla alueellisesti rajattua kuin aiemmin. Kulujen ja kannattavuuden seuranta on aina ollut tärkeää, mutta tänä päivänä se on vielä tärkeämpää. Pelkkään myyntivolyymiin panostamalla tuskin kukaan voi pitkään varmistaa kannattavuuttaan, vaan kaupan on oltava katteellista ja myyntikatteita on kyettävä seuraamaan.

Maestro tarjoaa meille erinomaiset edellytykset seurata kannattavuutta. Kerran syötetty tieto on käytettävissä heti kaikkialla – tieto myynneistä ja ostoista kulkee automaattisesti kirjanpitoon. Ostolaskujen nopea käsittely on tässä kriittisessä asemassa ja Maestrossa on tämän suhteen automaatio kohdillaan. Ostolaskut kyetään myös esimerkiksi kohdistamaan suoraan rekisterinumeron perusteella, jolloin myyntikatteen varmistaminen on helppoa”, Hämäläinen kuvailee.

Digitalisaatio etenee autoalalla

Asiakkaiden ostokäyttäytymisen muutos koskettaa yhä enemmän myös autoalaa. Asiakkaat etsivät tietoa ja palveluja verkosta, tulevat liikkeeseen paremmin valmistautuneina ja haluavat asioinnin helppoutta. Autoalan yritysten on vastattava tähän modernisoimalla palveluita, olemalla läsnä kaikissa digitaalisissa kanavissa ja järjestettävä tiedon kulku omien sekä kumppanien järjestelmien välille.

”Asiakkaat haluavat entistä enemmän helppoutta. Auto halutaan hankkia helposti, sen käytön on oltava huoletonta ja lopuksi autosta on päästävä helposti eroon. Myös kilpailu autoliikkeiden välillä tullaan käymään asioinnin helppoudesta. Tämä tarkoittaa, että autoliikkeen digitaalisten myyntikanavien on oltava kunnossa. Lisäksi se tarkoittaa tiivistä yhteistyötä autoliikkeiden ja yhteistyökumppaneiden välillä. Teknisestä näkökulmasta on varmistettava joustava tiedon kulku eri toimijoiden järjestelmien välillä. Tämän vuoksi järjestelmätoimittajien on oltava halukkaita luomaan näitä integraatioita. Maestro on ollut tähän asti myös näissä asioissa erittäin hyvä kumppani”, Hämäläinen kertoo.

Maestro palvelee autoalan toimijoita

Autoala on yksi Maestron tärkeimmistä asiakasryhmistä, jonka tarpeita kuunnellaan tarkasti ja joihin halutaan vastata. Tämän on huomannut myös Rinta-Joupin Autoliikkeen Kim Hämäläinen:

”On ollut helppo havaita, että Maestro arvostaa autoalan yrityksiä asiakkaina. Tämä näkyy palvelussa sekä tuotekehityksessä. Ongelmatilanteet ratkaistaan nopeasti ja asiallisesti. Ohjelmistoa kehitetään asiakkaiden tarpeet huomioiden: Pääsemme tekemään kehitysehdotuksia ja nämä ehdotukset myös huomioidaan. Samaten meiltä kysytään kehitysehdotusten hyödyllisyydestä ennen kehitystyön aloittamista. Päivitykset tulevat hyvin suunniteltuina ja valmiiksi mietittyinä kokonaisuuksina.

Vuonna 2011 totesin, että ohjelmistoja markkinoilla piisaa, mutta minä voin suositella Maestroa. Tähän suositukseen voin edelleen yhtyä”, toteaa Hämäläinen lopuksi.

Toimiala: Autoliike

Käyttänyt Maestroa vuodesta 2011

23 toimipistettä ympäri Suomea

Edustaa 19 automerkkiä

Työllistää noin 490 henkilöä

Maestrolta käytössä taloushallinto, ostolaskujen käsittely ja kierrätys sekä kassatoiminnot

Maestro on autokaupan taloushallintoratkaisu kaikille suomalaisille autokaupoille

Autokaupan taloushallintokokonaisuus koostuu tyypillisesti toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi useiden eri järjestelmätoimittajan erillisistä sovelluksista.

Tämä aiheuttaa turhaa kuormaa talousjohdolle, joka joutuu kirjaamaan samoja asioita eri paikkoihin. Monimutkainen kokonaisuus asettaa esteitä talouden läpinäkyvyydelle ja on haavoittuvainen – yksi päivitys voi sotkea yhteydet kuuteen muuhun sovellukseen.

Järjestelmäkokonaisuuden sirpaleisuus aiheuttaa haasteita liiketoiminnan johtamiselle. Moninkertaisten kirjausten, epävarmojen integraatioiden ja ostolaskujen käsittelyn hitauden vuoksi yrityksen johdolla ei ole reaaliaikaista näkymää kassavirtaennusteisiin ja kannattavuuteen.

Maestron kokonaisvaltainen autokaupan taloushallinnon ratkaisu korvaa kaikki erilliset sovellukset. Luonnollisesti meillä on myös valmiit integraatiot kaikkiin autoalan myynnin- ja toiminnanohjausjärjestelmiin, ja noin 95 % kirjanpidon vienneistä valmistuu automaattisesti.