Autokaupan taloushallintoratkaisu

Harva nimi yhdistyy suomalaiseen autokauppaan yhtä vahvasti kuin Rinta-Jouppi, ja suku onkin toiminut alalla jo 1950-luvulta asti. J. Rinta-Joupin autokauppa perustettiin vuonna 1987, minkä jälkeen se on levinnyt syntysijoiltaan Seinäjoelta ympäri Suomea. Tänä päivänä liike palvelee 14 paikkakunnalla ja sen valikoima kattaa henkilöautot, moottoripyörät sekä matkailuajoneuvot.

Aiempien järjestelmien pakollinen päivitys sai pohtimaan vaihtoehtoja

Taloushallinnon järjestelmien uudistus tuli J. Rinta-Joupilla ajankohtaiseksi 2022, kun silloin käytössä olleet järjestelmät olivat pakollisen päivityksen edessä. Controller Tommi Hentunen kertoo, että aika koettiin kypsäksi vaihtoehtojen tarkastelulle. Yrityksessä oltiin ottamassa samoihin aikoihin käyttöön uutta myynninjärjestelmää, joten myös integraatiokysymyksiä pohdittiin.

”Meillä oli erilliset ratkaisut kirjanpitoon, pankkiliikenteeseen sekä ostolaskujen kierrätykseen. Olimme kiinnostuneita vaihtamaan ne yhteen järjestelmään, josta löytyisi samat asiat ja joka saataisiin yhdistettyä uuteen myyntijärjestelmään mahdollisimman helposti.”

Maestro valittiin kokonaisvaltaisuuden ja toimialakohtaisuuden vuoksi

Maestron ratkaisu oli tullut Hentuselle vuosien saatossa tutuksi, sillä Maestron avainasiakaspäällikkö Jesse Järvinen oli käynyt esittelemässä sitä useamman kerran. Lisäksi J. Rinta-Joupin veljesyrityksen tiedettiin käyttäneen Maestroa jo pitkään. Saatuaan vahvistuksen ratkaisun toimivuudesta valittiin Maestro uudeksi kumppaniksi luottavaisin mielin.

”Iso valintaan vaikuttanut tekijä oli se, että Maestro on ainoa taloushallintojärjestelmien toimittaja jolle autokaupat ovat yksi pääkohderyhmä. Toinen syy oli se, että heidän ratkaisullaan saatoimme vaihtaa kolme järjestelmää yhteen”, Hentunen kertoo.

Käyttöönottoprojekti saatiin maaliin muutamassa kuukaudessa

Käyttöönottoprojekti alkoi loppukesästä 2022. Hentusen mukaan kaikki meni hyvin, vaikka myyntijärjestelmän käyttöönotto samaan aikaan lisäsikin vaikeuskerrointa. Valmiiksi projekti saatiin marraskuussa.

”Maestro tuli projektiin hyvin valmistautuneena. Heillä oli riittävästi porukkaa resursoituna, ja saimme kaiken tarvitsemamme avun ja tuen projektin aikana sekä sen jälkeen. Ja järjestelmän käyttöönoton myötä taloushallinto-ohjelmistojen käyttäjäkokemus parani valtavasti”, Hentunen sanoo.

Projektin aikana Hentunen ehti osallistua myös Maestron vuosittaiseen autoalan talousjohdolle suunnattuun tapahtumaan, jossa Maestroa käyttävien autoliikkeiden edustajat pääsevät keskustelemaan tuotekehityksestä ja tarjoamaan toisilleen vertaistukea.

Maestron rakentama automaatio säästää viikon verran työaikaa kuukaudessa

Maestro on rakentanut pienkehityksenä J. Rinta-Joupille rahoitusyhtiöiden kanssa asioimiseen liittyvää automaatiota. Rahoitusyhtiön suorittamat palkkiot maksetaan usein varsinaisen rahoitussumman yhteydessä. Tämä tarkoittaa, etteivät auton myyntilaskun ja rahoitusyhtiön tekemän suorituksen summat täsmää. Maestron kehittämän automaation ansiosta järjestelmä kuitenkin osaa kohdistaa myyntilaskun ja maksusuorituksen sekä tunnistaa niiden välisen erotuksen J. Rinta-Joupin rahoitustuotoksi.

Samalla lisättiin automaatiota loppuvelkasuoritusten kohdistamiseen. J. Rinta-Joupin ostaessa vaihtoauton kuluttajalta se samalla lunastaa jäljellä olevan velan ja maksaa sen rahoitusyhtiölle. Nyt suorituksen ja velan kohdistaminen tapahtuu automaattisesti viiden rahoitusyhtiön kohdalla. Automaatioilla saavutettu ajansäästö on huomattava.

”Näiden avulla säästämme noin viikon verran työaikaa kuukaudessa, joten melko isosta asiasta on kyse”, Hentunen kertoo

Maestron kanssa yhteistyö toimii

Suhdetta Maestroon Hentunen kuvailee mutkattomaksi. Kehitysehdotuksia saa antaa avoimesti, ja niihin suhtaudutaan vakavasti. Myös Maestron panostaminen autoalaan ja sen tarpeisiin luotuun ratkaisuun saa kiitosta.

”Maestron kanssa asioiminen on ollut alusta asti helppoa ja asiantuntevaa, ja heidän ratkaisunsa on varteenotettava vaihtoehto jokaiselle autoliikkeelle.”

J. Rinta-Jouppi on ottanut ensimmäisten joukossa käyttöön Maestron AI-vahvistetun ostolaskuautomaation.

Tekoälytoiminnallisuudet lisäävät jo ennestään automaatio-ominaisuuksiltaan vahvan Maestro Ostolaskut -sovelluksen tehokkuutta.

Historiatietoon ja opetukseen perustuen se pystyy ennakoimaan laskujen oikeat kustannuspaikat ja käsittelijät myös niille laskuille, joita ei kyetä sääntöpohjaisesti automatisoimaan.

Maestro on autokaupan taloushallintoratkaisu kaikille suomalaisille autokaupoille

Autokaupan taloushallintokokonaisuus koostuu tyypillisesti toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi useiden eri järjestelmätoimittajan erillisistä sovelluksista.

Tämä aiheuttaa turhaa kuormaa talousjohdolle, joka joutuu kirjaamaan samoja asioita eri paikkoihin. Monimutkainen kokonaisuus asettaa esteitä talouden läpinäkyvyydelle ja on haavoittuvainen – yksi päivitys voi sotkea yhteydet kuuteen muuhun sovellukseen.

Järjestelmäkokonaisuuden sirpaleisuus aiheuttaa haasteita liiketoiminnan johtamiselle. Moninkertaisten kirjausten, epävarmojen integraatioiden ja ostolaskujen käsittelyn hitauden vuoksi yrityksen johdolla ei ole reaaliaikaista näkymää kassavirtaennusteisiin ja kannattavuuteen.

Maestron kokonaisvaltainen autokaupan taloushallinnon ratkaisu korvaa kaikki erilliset sovellukset. Luonnollisesti meillä on myös valmiit integraatiot kaikkiin autoalan myynnin- ja toiminnanohjausjärjestelmiin, ja noin 95 % kirjanpidon vienneistä valmistuu automaattisesti.