Ostolaskujen automatisointi Maestron avulla

Yritystoiminnan Ratkaisijat Oy on vuonna 1987 perustettu savonlinnalainen auktorisoitu tilitoimisto, joka on nykyään osa Mediatili Oy:tä. Yhtiö työllistää 8 henkilöä. Ratkaisijat tekevät kirjanpitoja ja palkanlaskentoja laajasti eri toimialoille. He käsittelevät mittavan määrän ostolaskuja joka kuukausi, minkä vuoksi ostolaskujen käsittelyä lähdettiin tehostamaan yhdessä Maestron kanssa.

Miksi automatisoida ostolaskujen käsittelyä?

Ostolaskujen automatisointiin tähtäävä projekti sai alkunsa yhteistyöpalaverista, jossa käytiin läpi tilitoimiston nykyistä automaatioastetta. Tilitoimisto ja ohjelmistotoimittaja totesivat yhdessä, että automaatioastetta voitaisiin nostaa eri toimenpiteillä ostolaskujen kiertoon ja käsittelyyn liittyen. Tällä saataisiin virtaviivaistettua jokapäiväistä työtä ja saavutettua ajansäästöä. Ratkaisijoilta projektissa olivat mukana kirjanpitäjä Emma Huttunen, kirjanpitäjä-palkanlaskija Tiina Malinen, joka toimii myös Maestro-pääkäyttäjänä, sekä avustava kirjanpitäjä Emmi Mutikainen.

”Joitain automaatioita olimme tehneet jo aiemmin etenkin suuremmille asiakkaillemme. Ostolaskujen käsittely kävi meillä sujuvasti jo ennestään. Totesimme kuitenkin yhdessä asiakaspäällikkömme Tanja Miettusen kanssa, että meidän kannattaa vielä lisätä automaatiota, koska se on mahdollista”, he kertovat. ”Lisäksi uuden opettelu ja oman työn sujuvoittaminen kiinnostavat aina”, Malinen sanoo.

Ohjelmistotoimittaja apuna ostolaskujen automatisoinnissa

Ratkaisijat ja Maestro sopivat yhdessä automaatioprojektin aloittamisesta, joka perustuu säännöllisiin koulutuksiin, automaatiosääntöjen luomiseen ja niiden seurantaan. Projektin rytmityksen Huttunen, Malinen ja Mutikainen kokivat sopivaksi.

Mutikainen kertoo: ”Tutustuimme ensin kouluttajamme, Juho Kuparisen, laittamaan perehdytysvideoon, josta saimme pohjatiedot ensimmäistä koulutusta varten.” Malinen jatkaa: ”Aikataulu oli hyvä, sillä ehdimme tehdä haastavampia automatisointeja aina koulutusten välissä. Koulutuksessa katsoimme, miten ne toimivat, ja teimme tarvittavia viilauksia yhdessä Juhon kanssa.”

Yhteistyö Maestron kanssa koettiin mielekkääksi.

”Koulutus sujui hyvin. Juho tarttui kaikkeen, mitä keksimme kysyä ja selvitti aktiivisesti asioita”, Malinen sanoo. Kaiken kaikkiaan koulutuskertoja oli kolme kevään 2024 aikana.

Hyödylliseksi projektiryhmä koki myös sen, että koska heitä oli useampi osallistuja, he pystyivät vaihtamaan keskenään ajatuksia projektin aikana, ja siten oppimaan myös toisiltansa.

Automaattisen ostolaskujen käsittelyn tulokset

Vaikka projekti osuikin tilinpäätöskiireiden kanssa samalle ajalle, saatiin vakuuttavia tuloksia aikaan.

Huttunen kertoo: ”Yksi suurempi asiakas on nyt melkein täysin automatisoitu ostolaskujen osalta. Meille tulee tästä vartista puoleen tuntia päivässä ajansäästöä, sillä laskuja tulee paljon. Vapautunutta työaikaa pystymme käyttämään muuhun työhön, kuten asiakkaiden konsultointiin.”

Automaatioprojektin lopputuloksena puhutaan siis useiden työpäivien ajansäästöstä vuositasolla. Myös asiakkaat hyötyivät siitä, että tilitoimisto lisäsi automaatioastetta.

”Asiakkaillemme automatisoinnin lisääminen näkyy niin, että ostolaskut ovat heillä hyväksyttävinä aiemmin kuin ennen tätä projektia”, Mutikainen sanoo.

Tiesitkö?

Maestrolla voidaan automatisoida helposti erilaisia ostolaskuja ilman erillisiä ohjelmistorobotteja. Ohjelmiston omaa automatiikkaa voidaan täydentää tekoälyllä, ja saavuttaa entistä suurempaa ajansäästöä. Lue lisää alta.

• Osa Mediatili-konsernia
• Perustettu vuonna 1987
• Toimii Savonlinnassa