Näin hoituu sujuva ohjelmiston vaihto tilitoimistolle

Loviisalainen Ab Bokförinsgbyrå Memo Kirjanpitotoimisto Oy on viisi henkeä työllistävä auktorisoitu täyden palvelun tilitoimisto. Memolaiset olivat tyytyväisiä Tikonin käyttäjiä, jotka eivät olleet harkinneetkaan ohjelmiston vaihtamista. Kun Tikonin elinkaaren päättymisestä kerrottiin, aloitti osakas ja kirjanpitäjä Vesa Saarinen kuitenkin nopeasti korvaajan etsimisen.

Maestro teki vaikutuksen välittömästi

Etsinnän tuloksena Saarinen päätyi lataamaan Maestron ”Tilitoimiston oppaan ohjelmiston vaihtamiseen”.

”Selvittelin vaihtoehtoja verkosta ja Maestro erottautui jo tässä edukseen siten, etteivät he tyrkyttäneet mitään. Olin ladannut oppaan ja parin viikon kuluttua Antti Viiliäinen lähestyi minua ensin sähköpostilla ja kyseli, mitä ajatuksia opas oli herättänyt. Kerroin, että ajatuksia oli herännyt, mutta vielä ei ollut oikea hetki”, Saarinen kuvailee ensimmäistä kohtaamistaan Maestron kanssa.

Kun Tikonin viimeisestä käyttöpäivästä lopulta kerrottiin, otti Saarinen yhteyttä Viiliäiseen.

”Tapaan mielelläni ihmiset kasvotusten, ja tämä oli aikaa ennen koronavirusta, joten ehdotin hänelle, että tulisivat käymään meillä. Eihän Loviisa ole kuin tunnin ajomatkan päässä Helsingistä. Hän vastasi naureskellen, että tulemme mielellämme käymään, mutta Kokkolasta on vähän pitempi matka. Tämä teki vaikutuksen ja osoitti mielestäni erinomaista palveluhenkeä”, Saarinen kertoo.

Päätös vaihtaa Maestroon syntyi nopeasti

Ennen tapaamista Saarinen kollegoineen valmisteli pitkän listan kysymyksiä liittyen Maestron toiminnallisuuksiin. Tässä vaiheessa muut vaihtoehdot oli jo tutkittu tarkasti, ja myös Maestro haluttiin laittaa todelliseen testiin.

”Maestrolaiset istuivat täällä kolme tuntia vastaamassa ennalta lähettämiimme kysymyksiin ja esittelemässä ohjelmiston toimintaa. Koetin vaikeuttaa tilannetta keksimällä lennosta uusia kysymyksiä, mutta niihinkin osattiin vastata välittömästi. Silloin vakuutti ohjelmisto sekä maestrolaisten ammattitaito”, Saarinen naurahtaa ja jatkaa:

”Päätös siirtyä Maestroon syntyi kymmenessä minuutissa tämän esittelyn jälkeen.”

Maestro koettiin kattavaksi ja kehittyväksi työkaluksi

Memo etsi korvaajaa Tikonille, joten valittavalla ohjelmistolla tuli kyetä hoitamaan kaikki samat työlajit kuin Tikonilla. Tämä piti sisällään myös palkanlaskun sekä perinteisen kirjanpidon. Myös sähköisen taloushallinnon tuli olla mahdollista, mutta mappiasiakkaiden sähköistämisen piti onnistua joustavasti, asiakkaan tahtoa ja aikatauluja kunnioittaen.

”Halusimme yhden ratkaisun, jolla voimme tehdä kaiken. Iso osa asiakkaistamme haluaa perinteistä kirjanpitoa. Teemme myös palkanlaskua, joten senkin oli ohjelmasta löydyttävä” Saarinen luettelee ja jatkaa:

”Sähköistäminen on tietysti tärkeää sekin. Tiedotettuamme asiakkaillemme Maestron mukana tulleista uusista mahdollisuuksista, kuusi perinteisen kirjanpidon asiakasta halusi ottaa käyttöön sähköisen osto- ja myyntilaskujen käsittelyn. Näin sen kuuluu mennä – asiakkaan ehdoilla.”

Saarisen mukaan työkalun ja toimittajan soveltuvuudesta kertoo myös valmistajan halukkuus kehittää ohjelmistoaan.

”Tutustumisvaiheessa kävi ilmi joitakin sellaisia ominaisuuksia, jota Tikonissa oli ja joita olisimme myös Maestrosta toivoneet. Ottaessamme Maestroa käyttöön nämä ominaisuudet olivatkin saatavilla. Tuotekehitys on heille tärkeää, kuten myös meidän entisten Tikon-käyttäjien kuuleminen.”

”Sekin on huomattu, että monet asiat käyvät Maestrossa Tikonia näppärämmin”, Saarinen sanoo.

Halu palvella näkyy kaikessa ja tekee vaihtamisesta helpompaa

Vaihtaminen Tikonista Maestroon on vielä kesken, mutta alkuun päästiin nopeasti. Heti ensimmäisten koulutusten jälkeen alettiin asiakkaita siirtää ohjelmistosta toiseen. Opetteluvaihe on intensiivinen ja avulle on ollut tarvetta. Saarinen kiitteleekin maestrolaisia palveluhalukkuudesta sekä ammattitaidosta.

”Kaikki Maestron kouluttajat, Sari, Kirsi ja Sini, ovat olleet mahtavia! Olen kova kyselemään ja aina olen saanut nopeasti täsmällisen vastauksen joltakin heistä. Aikatauluista olemme voineet sopia joustavasti, eikä Maestron puolelta ole meitä painostettu mihinkään. Tämä on tehnyt vaihtamisesta suhteellisen helppoa”, Saarinen huudahtaa.

Saarinen on ehtinyt saada kokemusta myös arkisemmista tukipalveluista, eivätkä nekään ole tuottaneet pettymystä.

”Maestron kvartaalipäivityksen mukana eräs toiminto lakkasi toimimasta. Tein tästä tiketin Maestron tukipalveluun. He ottivat yhteyttä parin tunnin sisällä tiketin jätöstä ja näyttivät etäyhteydellä, miten kyseinen vika voidaan kiertää siihen asti, kunnes he saavat sen korjattua. Edellisen ohjelmistotoimittajan kohdalla vastaava reaktionopeus ei olisi tullut kuulonkaan”, Saarinen sanoo.

Maestroon vaihtaminen oli päätös, jota ei ole tarvinnut katua

Kaiken kaikkiaan Memon työntekijät ovat erittäin tyytyväisiä Maestroon ja ovat suositelleet Maestroa myös muille tilitoimistoille. Palveluhalukkuuden ja aidon kumppanuuden lisäksi erityistä kiitosta saa selkeä hinnoittelu.

”Me olemme olleet aivan rakastuneita Maestroon – sekä ohjelmistoon että ihmisiin! Selkeä hinnoittelu on piste i:n päälle. Täällä Loviisassa on saman kadun varrella toinenkin tilitoimisto ja olen heillekin avoimesti suositellut Maestroa”, Saarinen nauraa.

”Maestro on selkeästi tilitoimiston kumppani. He eivät asetu meidän ja asiakkaamme väliin ja uskovat siihen, että he menestyvät, kun me menestymme. Mitä muuta kumppanilta voisi toivoa?”, Saarinen toteaa lopuksi.

• Perustettu 1974
• Toimii Loviisassa
• Työllistää 5 henkeä
• Tarjoaa kokonaisvaltaisesti taloushallinnon palveluita suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi