Järjestelmähanke aikaistui Maestron tullessa vastaan.

MetroAuto Oy on käyttänyt Maestroa taloushallinnon järjestelmänään vuoden 2019 helmikuusta alkaen. He päätyivät vaihtamaan kolmesta eri ratkaisusta ja neljästä toimittajasta muodostuneen kokonaisuuden Maestroon, joka tarjosi heille samat toiminnot yhdestä ratkaisusta. Tämä siitä huolimatta, ettei järjestelmien vaihtaminen ollut suunnitelmissa vielä ainakaan kahteen vuoteen. Lopputuloksena saatiin tehostettua MetroAuton taloushallinnon prosesseja, suomenkielellä palveleva kumppani ja merkittäviä kustannussäästöjä.

MetroAuto Oy:lla on liki instituution asema kotimaisten autoliikkeiden joukossa. Perheyritys, joka on perustettu jo vuonna 1925, palvelee seitsemässä toimipisteessä, edustaa yhdeksää automerkkiä ja työllistää yli 200 henkeä. Yrityksen liiketoiminta on laajaa ja kumppaneilta vaaditaan siksi toimivia ratkaisuja sekä joustavaa palvelua.

Järjestelmähanke aikaistui Maestron tullessa vastaan

Jaana Hurmerinta on toiminut yrityksessä talouspäällikkönä yli vuosikymmenen ajan ja on työuransa aikana johtanut useita järjestelmähankkeita. Tämän vuoksi hän ei pelännyt järjestelmien vaihtamista yritykselle paremmin sopivan ratkaisun tullessa vastaan.

”Meillä oli aiemmin kansainvälisestikin tunnetut taloushallinnon ja laskujenkäsittelyn sekä maksuliikenteen erillisratkaisut käytössä. Näitä järjestelmiä sitten vielä käytettiin kolmannen toimijan konesaleista käsin. Pientä tyytymättömyyttä näitä ratkaisuja sekä toimittajia kohtaan oli ehtinyt syntyä, kun kokonaisuuteen liittyvää hallinnollista työtä kertyi meillekin melko paljon ja esim. tukipyynnöt piti tehdä englanniksi”, Hurmerinta kertoo ja jatkaa: ”Mitään muutoksia emme kuitenkaan olleet suunnitelleet siinä vaiheessa, kun tapasimme Maestrolaisia ensimmäisen kerran. Heidän ratkaisunsa kuitenkin vakuutti toimivuudessaan, ja harkinnan jälkeen päätimme vaihtaa Maestroon.”

MetroAuto Oy:n aiempiin ratkaisuihin oli tulossa isoja päivityksiä lähivuosina, joka olisi tarkoittanut järjestelmäprojektia viimeistään siinä vaiheessa. Maestron vierailu kuitenkin johti siihen, että projektia päätettiin aikaistaa.

”Eräänlainen hiljainen haku meillä oli käynnissä uuden ratkaisun suhteen, mutta suunnitelmaa ei vielä ollut. Kokemus aiemmista järjestelmähankkeista antoi kuitenkin itsevarmuuden ryhtyä toimeen heti sopivan ratkaisun tullessa vastaan”, Hurmerinta toteaa.

Järjestelmähanke johti myös prosessien muutosta parempaan

Aiemmin käytössä olleiden ratkaisujen luonteeseen kuului se, että neljän hengen taloushallinnon tiimissä jokaiselle oli oma työkalunsa, jota pääsääntöisesti käytti vain kyseinen henkilö. Vaikka roolit ovat pysyneet päätehtävän osalta samoina, on Maestroon vaihtaminen johtanut perspektiivin laajenemiseen.

”Meidän tiimissämme toimittiin aiemmin vähän omissa lokeroissa. Reaaliaikaisuuden vuoksi Maestroa käyttäessä tehdyt asiat nähdään heti laajemmassa viitekehyksessä. Tämä on johtanut siihen, että koko tiimin työskentelyä ohjaa kokonaisuuden palveleminen”, Hurmerinta kertoo ja jatkaa:

”Tuo tottumus omassa lokerossa toimimiseen aiheutti pientä muutosvastarintaa järjestelmäprojektin ollessa käynnissä. Nyt kun muutos on saatu tehtyä ja uudet työskentelytavat ovat omaksuttu, ovat kaikki sitä mieltä, että vaihtaminen oli oikea päätös. Käsin tehtävän työn määrä on vähentynyt huomattavasti. Esimerkiksi ostoreskontran automaatio on sillä tasolla, ettei siihen jää enää paljon käsin tehtävää.

Vaikeampaa on arvioida numeraalisesti prosessimuutosten vaikutusta. Voidaan kuitenkin mainita, että yrityksen liiketoiminta on kasvanut huomattavasti Maestron käyttöönoton jälkeen, ja taloushallintoa pyöritetään edelleen samalla tiimillä.”

Vähemmän järjestelmiä, vähemmän ongelmia

Aiemman kolmikantaisen ratkaisun korvaaminen Maestrolla kevensi ja suoraviivaisti MetroAuton järjestelmäkokonaisuutta huomattavasti. Tällä on ollut prosessien muutoksen lisäksi suuri merkitys myös kustannuksiin.

”Maksoimme aiemmista premium-ratkaisuista premium-hintaa monelle eri taholle. Maestron kanssa kustannukset jäävät huomattavasti pienemmiksi, kun maksamme yhdestä ratkaisusta yhdelle toimittajalle. Investointi alkoikin maksaa itseään takaisin välittömästi, kun saimme Maestron käyttöön”, Hurmerinta kertoo ja jatkaa:

”Käytettäviä järjestelmiä autoalalla on aina paljon, mutta jos jostain pystyy karsimaan, on se aina positiivista. Meillä on nyt pääjärjestelminä Automaster toiminnanohjausjärjestelmänä ja Maestro taloushallinnossa sekä ostolaskujen käsittelyssä. Koska meillä on useita toimipaikkoja ja raportointi-tarpeemme on suuri, on meillä lisäksi käytössä erillinen raportointiratkaisu.”

Tehokkaampia prosesseja, palvelua ja kustannussäästöjä

Yksi tärkeimpiä syitä Maestron käyttöönotolle sekä tyytyväisyyteen, on kuitenkin ollut palvelu. Se, että palvelua saadaan helposti ja nopeasti yhdeltä kumppanilta.

”Aika on arvokkain asia, mitä meillä on, enkä halua kuluttaa sitä turhiin palavereihin tai hankalien palvelukäytäntöjen noudattamiseen. Maestrolta saamme palvelua nopeasti ja helposti suomenkielellä yhden kontaktin päästä. Tämä oli tärkeä kriteeri Maestron valintaan ja palvelu on ollut juuri niin hyvää kuin luvattiin”, Hurmerinta toteaa.

”Saimme Maestrolta hyvän ja prosessejamme tehostaneen kokonaisratkaisun MetroAuton taloushallintoon sekä meitä tehokkaasti palvelevan kumppanin. Liiketoimintamme on sittemmin kasvanut huomattavasti ja Maestron tehokkuuden ansiosta pystymme pyörittämään MetroAuton taloushallintoa samalla porukalla. Maestrossa riittää vääntöä vielä pitkään”, Hurmerinta sanoo lopuksi.

Toimiala: Autoala

Asiakkaana vuodesta 2019

Perustettu jo vuonna 1925

Järjestelmän avulla korvattiin kolmen toimijan erillisratkaisut.

Maestrolta käytössä palkanlaskenta, kirjanpito, ostoreskontra, myyntilaskutus ja laskujenkäsittely

MetroAuto on perheyritys, joka on perustettu jo vuonna 1925, palvelee seitsemässä toimipisteessä, edustaa yhdeksää automerkkiä ja työllistää yli 200 henkeä.

Maestro on autokaupan taloushallintoratkaisu kaikille suomalaisille autokaupoille

Autokaupan taloushallintokokonaisuus koostuu tyypillisesti toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi useiden eri järjestelmätoimittajan erillisistä sovelluksista.

Tämä aiheuttaa turhaa kuormaa talousjohdolle, joka joutuu kirjaamaan samoja asioita eri paikkoihin. Monimutkainen kokonaisuus asettaa esteitä talouden läpinäkyvyydelle ja on haavoittuvainen – yksi päivitys voi sotkea yhteydet kuuteen muuhun sovellukseen.

Järjestelmäkokonaisuuden sirpaleisuus aiheuttaa haasteita liiketoiminnan johtamiselle. Moninkertaisten kirjausten, epävarmojen integraatioiden ja ostolaskujen käsittelyn hitauden vuoksi yrityksen johdolla ei ole reaaliaikaista näkymää kassavirtaennusteisiin ja kannattavuuteen.

Maestron kokonaisvaltainen autokaupan taloushallinnon ratkaisu korvaa kaikki erilliset sovellukset. Luonnollisesti meillä on myös valmiit integraatiot kaikkiin autoalan myynnin- ja toiminnanohjausjärjestelmiin, ja noin 95 % kirjanpidon vienneistä valmistuu automaattisesti.