Kitakoneelle teknisen kaupan taloushallinto Maestrolta

Kitakone Oy on Jyväskylän alueella toimiva ammattilaisten työvälineisiin sekä tarvikkeisiin keskittynyt erikoisliike. Yritys sai alkunsa vuonna 2017, kun autojen varaosien ja -tarvikkeiden parissa aiemmin työskennelleet Pasi Hämäläinen, Marko Paananen ja Sami Turpeinen ostivat rakennusalan ja teollisuuden kiinnitystarvikkeiden myyntiin erikoistuneen Reino Marttinen Oy:n liiketoiminnan.

Lyhyen tutustumisvaiheen jälkeen uudet yrittäjät lähtivät nopeasti ja määrätietoisesti uudistamaan sekä kasvattamaan yrityksen liiketoimintaa. Myyntiä laajennettiin kivijalassa tapahtuvasta kenttämyyntiin, ja ensimmäisen toimintavuoden loppupuolella tuoteryhmiä kasvatettiin aiemmasta työelämästä tuttuihin autokorjaamotyökaluihin- ja tarvikkeisiin.

Kitakone Oy hakee hallittua, mutta jatkuvaa kasvua ammattilaisten työkalu- ja tarvikekaupan sektorilla Jyväskylän alueella. 2017 perustettu yritys palvelee rakennusalaa, teollisuutta sekä autokorjaamoja kivijalkaliikkeessä ja kenttämyynnin kautta. Kannattava kasvu vaatii tuekseen alan tarpeisiin soveltuvan toiminnanohjausjärjestelmän. Tämän vuoksi Kitakone Oy valitsi kumppanikseen Maestron.

Kitakone Oy tähtää kannattavaan kasvuun

Alusta lähtien yrittäjille oli selvää, että ostetun liiketoiminnan kääntäminen kasvuun tulisi vaatimaan sen suunnitelmallista kehittämistä. Ensimmäiseksi otettiin haltuun liiketoiminnan mukana tulleet tuotteet sekä näiden toimittajat. Sen jälkeen aloitettiin tuotevalikoiman modernisointi. Seuraavaksi lisättiin uudeksi tuoteryhmäksi autokorjaamotarvikkeet.

Liiketoiminnan kasvua yritys hakee omien markkinaosuuksien kasvattamisen kautta. Tämän todentaminen vaatii tuekseen paljon tietoa. Tämän vuoksi myös yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän uudistaminen oli pian edessä.

”Kasvuun tai kannattavuuteen pyrkiminen vaatii tuekseen reaaliaikaista tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja kattavaa raportointia esimerkiksi myynnin kehittymisestä kokonaisuutena, tuoteryhmittäin ja tuotteittain. Tämä tarkoittaa, että tiedon on liikuttava järjestelmän läpi automaattisesti ja kertakirjauksilla.”, Pasi Hämäläinen Kitakone Oy:stä kertoo.

Mitä Kitakone Oy haki uudelta järjestelmältä?

”Liiketoimintakaupan mukana tullut aiempi toiminnanohjausjärjestelmä oli vanhanaikainen ja meidän tavoitteisiimme nähden riittämätön”, Hämäläinen toteaa.

Kun vaihtoehtoja uudeksi järjestelmäksi kartoitettiin, arvioitiin näitä neljässä kategoriassa:

• Myyntitilanteen nopeus
• Tuoterekisterien hallinta
• Raportointi
• Joustavuus ja laajennettavuus
• Toimittajan liiketoimintaymmärrys sekä suhtautuminen ratkaisujen kehittämiseen

”Kivijalkaliikkeessä asioidessaan asiakkaillamme on yleensä kiire, ja erityisesti aamun ruuhkatuntien aikana nopea myyntitilanne on kaikkien osapuolien etu. Ostettavien tuotteiden keräämisen ja kirjaamisen on tapahduttava nopeasti. Tilausten syöttäminen kertakirjauksella on myös ehdottoman tärkeää. Useimmat asiakkaistamme ovat laskutusasiakkaita, mutta palvelemme myös kuluttajia, joten myös kassajärjestelmän on oltava osa samaa kokonaisuutta.”, Hämäläinen kertoo.

”Meidänkaltaiselle liiketoiminnalle on ominaista, että myytäviä tuotteita on valtava määrä. Tuotteiden hallinnan on oltava helppoa ja varastosaldojen aina ajan tasalla. Tämä liittyy osittain sujuvaan myyntitapahtumaan, mutta on tärkeää myös kannattavuuden kannalta.”, Hämäläinen toteaa.

”Koska tavoitteenamme on kasvattaa sekä liikevaihtoamme että markkinaosuuttamme, tarvitsemme tavoitteiden tueksi kattavaa ja meidän tarpeitamme palvelevaa raportointia”, hän jatkaa.

”Kasvu ja kehitys tapahtuu vaiheittain, emmekä halunneet vaihtaa järjestelmää muutaman vuoden kuluttua uudestaan. Tämän vuoksi valittavan järjestelmän tuli olla sellainen, jota on mahdollista laajentaa tarpeiden muuttuessa, esimerkiksi verkkokauppaan. Toimittajalta etsimme ymmärrystä liiketoimintaamme kohtaan sekä aktiivista tuotekehitystä meille tärkeiden ominaisuuksien osalta.”, Hämäläinen toteaa.

Miten Maestro vastasi?

Maestro valikoitui Kitakone Oy:n uudeksi järjestelmäksi karsintaprosessin kautta, jossa oli aluksi mukana kymmenen vaihtoehtoa ja joista kolmea arvioitiin tarkemmin.

”Käytännön kokeilut osoittivat, että Maestrossa myyntitapahtuma oli selvästi nopein kaikista vaihtoehdoista. Tuotteiden suuri määrä ei tuottanut vaikeuksia tuoterekisterien siirtovaiheessa, eikä käytössä. Tämä oli meille ehdottoman tärkeä asia”, Hämäläinen kertoo.

”Saamme Maestrosta helposti kattavia raportteja liiketoimintatavoitteidemme etenemisen seurantaan. Joustavuus sekä laajennettavuus puhuivat myös Maestron puolesta. Saimme käyttöön liiketoimintamme kannalta olennaiset toiminnallisuudet ja tilaa jäi myös jatkokehitykselle. Joustavaa on ollut myös työnjako tilitoimiston kanssa, joka käyttää Maestron ratkaisua. Tilitoimisto myös löytyi Maestron suosittelemana.”, hän jatkaa.

”Yrityksenä ja ohjelmistona Maestro oli minulle tuttu aiemmista työnkuvista, ja mielikuva heistä on aina ollut positiivinen. Maestro näyttäytyy meille kehittävänä ja kehittyvänä kumppanina.”, Hämäläinen toteaa.

Mitä seuraavaksi?

Kitakone Oy:n tavoitteet ovat korkealla, eikä liikevaihdon kasvattaminen yli kaksinkertaiseksi lähtötilanteesta riitä heille. Yrittäjät suhtautuvat kuitenkin kasvuun maltillisesti ja kehitysaskeleet halutaan ottaa järkevästi ja vaarantamatta kannattavuutta.

”Liikevaihdon kasvutavoitteemme saavutimme nopeammin kuin olimme aluksi kaavailleet, mutta jouduimme tinkimään katetavoitteestamme. Tällä hetkelle keskitymme katteen parantamiseen ostotoimintaa kehittämällä.”, Hämäläinen sanoo ja jatkaa:

”Tavoitteenamme on ottaa tulevaisuudessa käyttöön myös esimerkiksi verkkokauppa, mutta suuren tuotevalikoimamme vuoksi se vaatisi erittäin paljon käsin tehtävää tuoterekisterin rikastamista. Kannattavan kasvun tavoittelu vaatii asioiden priorisoimista. On kuitenkin hyvä tietää, että Maestro kykenee toimittamaan meille myös verkkokaupan osaksi samaa kokonaisuutta sitten, kun aika on kypsä”, Hämäläinen toteaa lopuksi.

• Toimiala: Ammattilaisten työkalu- ja tarvikekauppa
• Käyttänyt Maestroa vuodesta 2017
• Maestrolta käytössä taloushallinto, ostolaskujen käsittely ja kierrätys sekä kassatoiminnot