Maestron taloushallinnon ratkaisu kuljetusyhtiön konsernitason ja yritysten tarpeisiin

Kaukokiito on yksityinen suomalainen kuljetusalan yritys, joka kuljettaa vuosittain noin 4 miljoonaa lähetystä 2 000 työntekijän voimin. Se tarjoaa terminaalipalveluita 28 terminaalissa valtakunnallisesti kattavasti ja sen kuljetuskalustoon kuuluu yli 1 000 ajoneuvoa. Kaukokiidon omistavat suomalaiset liikennöitsijät, jotka vastaavat omilla toiminta-alueillaan paitsi Kaukokiito-järjestelmän runkoliikenteestä myös terminaalitoiminnoista.

Kaukokiidon yhtenä strategisena painopistealueena on yhtenäistää konserniyhtiöiden toimintatapoja ja prosesseja. Taloushallinnon osalta saadaan merkittäviä hyötyjä aikaan, kun konserniyhtiöiden prosessit ovat yhdenmukaiset ja järjestelmät keskustelevat keskenään ja tuottavat dataa, jolla tehokas johtaminen mahdollistuu. Kuljetustoimialan digitalisaation ja kokonaislogistiikan edelläkävijänä Kaukokiito halusi kartoittaa taloushallinnon järjestelmien osalta tarpeisiinsa soveltuvimman vaihtoehdon.

”Teimme neljän eri ohjelmistotalon kanssa kartoituksen siitä, mikä järjestelmä sopisi meidän erityispiirteisiimme. Lähinnä siihen, miten uusi järjestelmä sopii toisaalta ketjutason tarpeisiin ja toisaalta on liikennöitsijöidemme liiketoiminnan pyörittämisen ja johtamisen näkökulmasta paras. Kartoituksen tuloksena päädyimme Maestroon, joka oli jo kahdella liikennöitsijällämme käytössä”, kertoo Kaukokiito Oy:n talouspäällikkö Anne Riihiluoma.

Maestron käyttöönotossa korostui asiakaslähtöisyys

Uuden järjestelmän käyttöönotto on monesti tarkoituksenmukaista tehdä vaiheittain, näin myös Kaukokiito Oy:ssa. Maestron käyttöönoton ensimmäisessä vaiheessa ei vielä tehty integrointeja muihin järjestelmiin, mutta kokonaisuutta räätälöitiin käyttöönottoprojektin aikana Kaukokiito Oy:n taloushallinnon tarpeiden mukaan. Käyttöönoton onnistumisessa korostuivat asiakaslähtöisyys, tiimityö ja projektijohdon jämäkkyys.

”Maestron käyttöönottoprojekti sujui erinomaisesti ja aikataulussa. Maestron puolelta projektipäällikkö hoiti todella hyvin oman tonttinsa ja on todella suopeasti auttanut meitä koko ajan. Matkan varrella on testattu useita erilaisia toiminnallisuuksia ja muokkauksia on tehty toiveidemme ja tarpeidemme mukaan”, kertoo Anne Riihiluoma.

Ostolaskujen käsittelyn automatisointi helpottaa arkea ja tehostaa toimintaa

Maestrolla yritys saa kaikki laskut – paperilaskut, sähköiset laskut sekä verkkolaskut – sähköisesti yhteen järjestelmään, jossa ne voidaan tarvittaessa hyväksyä yhdellä napin painalluksella. Käsittely nopeutuu merkittävästi, kun lasku ohjautuu automaattisesti oikealle tarkastajalle ja käsittelijälle sekä valmiiksi mietittyyn käsittelyprosessiin.

Kun ostolasku on kiertänyt hyväksytysti prosessin läpi, tiedot siirtyvät luonnollisesti automaattisesti ostoreskontraan. Niinpä kirjanpito ja raportointi ovat aina ajan tasalla. Laskujen määrästä riippuen automatisoinnin lopputuloksena työaikasäästö vuodessa voi olla muutamista päivistä yli sataan päivään.

”Meillä käsitellään todella paljon ostolaskuja, arvioisin, että vuositasolla 12 000–13 000 kpl. Tuohon päälle tulee sitten vielä kaikki sisäiset laskut, joita niitäkin tulee paljon. Hallinnon työt ovat muuttuneet aika radikaalisti, kun paperirumba on jäänyt pois. Arkistointikin hoituu nyt automaattisesti. Kun vielä saamme uudet toimintatavat kaikille tutuiksi, niin hyödyt saadaan ulosmitattua täysimääräisesti”, kertoo Anne Riihiluoma.

Keskeisinä hyötyinä kiteytyvät nopeutuminen ja helpottuminen

Suuren konsernin taloushallinnon arki on jatkuvaa, monien palasten yhteensovittamista ja massiivisten tietovirtojen käsittelyä. Talouden yleisenä haasteena on saada näytettyä luvut oikein ja niin, että ne peilaavat operatiivisen puolen toimintaa täsmällisesti. Kun nyt Maestron käyttöönoton myötä moni manuaalinen työvaihe on päästy korvaamaan automatisoinnin avulla, arjesta on tullut helpompaa ja moni asia on tehostunut.

”Meillä on tulospaikkaseuranta tosi tärkeätä. Liiketoimintayksikköjen kannattavuutta ja tuottavuutta sekä ylipäätään operatiivista toimintaa seurataan hyvinkin tarkkaan. Liikevaihdon kehitys, henkilöstökulut, alihankintakulut ja kehityskulut esimerkkeinä asioista, jotka ovat koko ajan tapetilla”, kertoo Kaukokiito Oy:n talouspäällikkö Anne Riihiluoma ja summaa:

”Kaukokiito Oy:ssa automatisointi ja digitalisointi ovat ajankohtaisia teemoja kaikessa kehittämisessä. Niihin liittyviä hyötyjä on Maestron käyttöönoton myötä saatu etenkin ostolaskujen käsittelyssä. Maestrosta saa hyviä yhdistelmä- ja pohjaraportteja esim. tilitysten tueksi, paljon paremmin kuin aikaisemmin. Liikennöitsijöille kohdistuvien tilitysten ja maksujen osalta olemme saaneet paljon hyötyjä asioiden nopeutumisen kautta. Nopeutuminen ja helpottuminen, siinä tärkeimmät hyödyt. Paperin pyörittelystä on päästy nyt eroon.”

• Kuljettaa vuosittain noin 4 miljoonaa lähetystä.
• 2 000 työntekijää
• 28 terminaalia, 1 000 ajoneuvoyksikköä
• Maestrosta käytössä taloushallinto ja sähköinen ostolaskujen käsittely