Taloushallinnon kokonaisratkaisu autokaupalle

Hämeen Autovaruste Oy ja O.K. Auto Oy ovat osa saman omistajapohjan yrityskokonaisuutta. Yhtiöt palvelevat autoilijoita yhdeksässä liikkeessä Keski-Suomessa, Pohjois-Savossa, Pohjois-Karjalassa ja Kymenlaaksossa. Samaan kokonaisuuteen kuuluu lisäksi muiden alojen yrityksiä.

Yritysten keskuudessa oli jo pitkään pohdittu järjestelmien yhtenäistämistä, sillä kaikissa oli käytössä keskenään eri kirjanpito- ja ostolaskuohjelmistot. Kun yritysten käytössä olleet kirjanpito-ohjelmistot lähestyivät elinkaarensa loppua, koitti aika ryhtyä toimeen. Ratkaisuksi löytyi Maestro, joka korvasi kaikki viisi Hämeen Autovaruste Oy:ssä ja O.K. Auto Oy:ssä käytössä ollutta ohjelmistoa. Myös yritysryppään muut yksiköt ottivat Maestron käyttöönsä.

Haussa oli taloushallinnon kokonaisratkaisu autoalalle

Tavoitteena oli löytää kokonaisvaltainen taloushallinnon järjestelmä, joka vastaisi autoliikkeiden erityistarpeisiin, mutta soveltuisi myös muille aloille. Vaihtoehtoja tarkastellessa kävi ilmi, että Maestro tarjosi sopivan ratkaisun, kertovat Hämeen Autovaruste Oy:n talouspäällikkö Tiina Smolander ja O.K. Auto Oy:n talouspäällikkö Kati Vesterinen.

”Maestrolla oli vahvat näytöt autoalalta, ja ohjelmassa oli otettu autoalan erityispiirteitä huomioon. Lisäksi Maestro sitoutui kehittämään ostolaskujärjestelmäänsä tarpeidemme mukaiseksi. Näillä asioilla oli painoarvoa valinnassa”, Smolander kertoo.

Huolellinen valmistautuminen takasi onnistuneen projektin

O.K. Auto Oy:n ja Hämeen Autovaruste Oy:n järjestelmähanke alkoi syksyllä 2020 keskellä koronapandemiaa. Poikkeusolosuhteiden vuoksi projekti toteutettiin kokonaisuudessaan etänä. Smolanderin ja Vesterisen mukaan projekti valmisteltiin erittäin huolellisesti, minkä ansiosta varsinainen siirtymä tapahtui kivuttomasti.

”Maestrolla oli projektin ohjat tiukasti käsissään. Palavereita pidettiin paljon, mutta samalla meille iskostui se, miten uuden järjestelmän kanssa toimitaan. Kun tuli aika siirtyä Maestroon, oli sen käyttö meille selvää”, Vesterinen sanoo.

Taloushallinnon arki helpottui Hämeen Autovaruste Oy:ssä ja O.K. Auto Oy:ssä

Yhtenäinen järjestelmä on lähentänyt yrityksiä. Vaikka Smolander ja Vesterinen toimivat eri yrityksissä, yhteisen järjestelmän ansiosta he kokevat olevansa nyt osa samaa tiimiä.

”Yksi syy järjestelmien yhtenäistämiselle oli se, että jatkossa tiimimme voisivat tarvittaessa tuurata toisiaan. Siihen ei ole vielä tullut tarvetta, mutta vinkkien ja käyttökokemusten vaihtamisesta on ollut hyötyä molemmille yrityksille”, Smolander kertoo.

Ennen Maestron käyttöönottoa O.K. Auto Oy:ssä ja Hämeen Autovaruste Oy:ssä oli käytössään kehitysasteeltaan hyvin erilaisia järjestelmiä. Maestron käyttöönoton myötä molemmissa yrityksissä kuitenkin monet taloushallinnon arkiset rutiinit helpottuivat esimerkiksi lisääntyneen automaation ansiosta.

”Niin moni asia onnistuu nyt helpommin, että kokonaisvaikutus työskentelyyn on huomattava. Esimerkiksi kirjanpidon tapahtumien hakeminen ja raportointi on paljon helpompaa kuin aiemmin, ja ostolaskujen käsittelyn automatisointi on helpottanut arkea. Aina on tietysti varaa parantaakin, ja maestrolaiset ovatkin ottaneet hyvin vastaan myös kehitysehdotuksia”, Vesterinen toteaa.

Maestro tuntuu kumppanilta

Hämeen Autovaruste Oy, O.K. Auto Oy ja yrityskokonaisuuden muut yritykset ovat olleet tyytyväisiä järjestelmävalintaansa. Arki yrityksissä on helpottunut, ja ohjelmistotoimittaja Maestro tuntuu kumppanilta. Erityisesti Smolander ja Vesterinen kiittelevätkin yhteistyön sujuvuutta.

”Intensiivisen projektivaiheen aikana maestrolaiset tulivat hyvin tutuiksi, ja heitä oli helppo lähestyä. Autoala on myös selvästi heille tärkeä, mikä näkyy esimerkiksi vuosittain järjestettävänä toimialakohtaisena kehitys- ja koulutuspäivänä”, Vesterinen kertaa lopuksi.

Autoliike Hämeen Autovaruste aloitti toimintansa Jyväskylässä vuonna 1930 toisena Volvon jälleenmyyjänä Suomessa.

Autoliike Avain Vaunu liittyi Hämeen Autovarusteeseen vuonna 2011, jolloin toiminta laajeni Kuopion ja Iisalmen alueelle.

Hämeen Autovaruste Oy ja O.K. Auto Oy ovat osa saman omistajapohjan yrityskokonaisuutta.

Yhtiöt palvelevat autoilijoita yhdeksässä liikkeessä Keski-Suomessa, Pohjois-Savossa, Pohjois-Karjalassa ja Kymenlaaksossa.

Samaan kokonaisuuteen kuuluu lisäksi muiden alojen yrityksiä.

Jyväskylässä pääpaikkaansa pitävä ja Toyota -jälleenmyytiin keskittyneellä O.K. Autolla on myyntipiste kuudessa kaupungissa.

Toiminta on alkanut jo vuonna 1964 Jyväskylässä. Jyväskylän lisäksi muut O.K. Auton toimipisteet sijaitsevat Jämsässä ja Äänekoskella.

Maakunnan rajojen ulkopuolelle O.K. Auto Oy laajentui vuonna 1997, jolloin perustettiin liike Kouvolaan.

2000-luvulla O.K. Auto on yritysostojen kautta laajentunut edelleen Iisalmeen ja Joensuuhun. 53 vuotta toiminut perheyritys työllistää yhteensä 127 henkilöä.

Maestro on autokaupan taloushallintoratkaisu kaikille suomalaisille autokaupoille

Autokaupan taloushallintokokonaisuus koostuu tyypillisesti toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi useiden eri järjestelmätoimittajan erillisistä sovelluksista.

Tämä aiheuttaa turhaa kuormaa talousjohdolle, joka joutuu kirjaamaan samoja asioita eri paikkoihin. Monimutkainen kokonaisuus asettaa esteitä talouden läpinäkyvyydelle ja on haavoittuvainen – yksi päivitys voi sotkea yhteydet kuuteen muuhun sovellukseen.

Järjestelmäkokonaisuuden sirpaleisuus aiheuttaa haasteita liiketoiminnan johtamiselle. Moninkertaisten kirjausten, epävarmojen integraatioiden ja ostolaskujen käsittelyn hitauden vuoksi yrityksen johdolla ei ole reaaliaikaista näkymää kassavirtaennusteisiin ja kannattavuuteen.

Maestron kokonaisvaltainen autokaupan taloushallinnon ratkaisu korvaa kaikki erilliset sovellukset. Luonnollisesti meillä on myös valmiit integraatiot kaikkiin autoalan myynnin- ja toiminnanohjausjärjestelmiin, ja noin 95 % kirjanpidon vienneistä valmistuu automaattisesti.