Palkanlaskentaohjelma tilitoimistolle – 5 syytä valita Maestro

Palkanlaskenta on tärkeä osa monen tilitoimiston palveluvalikoimaa. Lisäksi moni sellainen, joka ei palkanlaskennan palveluita vielä tarjoa, pohtii niitä mahdollisina keinoina kehittää ja kasvattaa omaa liiketoimintaa. Palkanlaskennan ohjelmiston valintaa on syytä pohtia tarkkaan, sillä valinnalla on huomattava vaikutus asiakkaille tarjottavaan palveluun ja työntekijöiden viihtyvyyteen. Kysyimme kolmelta asiakkaaltamme, miksi Maestron palkanlaskenta on ollut heille oikea valinta.

Tilitoimistot eivät ole homogeeninen joukko. Se, mikä on palkanlaskennan sovelluksessa toiselle kriittistä, on toiselle merkityksetöntä. Siksi haastattelimme kolmea toisistaan eroavaa tilitoimistoa, joista jokaisella on hieman erilainen näkökulma Maestron sovelluksiin.

Leea-Maria Kumpumäki toimii täysipäiväisenä palkanlaskijana Mediatili Oy:ssä, joka on kuudella paikkakunnalla toimiva ja yli 40 talousalan ammattilaista työllistävä tilitoimisto, jolla on asiakkaanaan kaiken kokoisia yrityksiä toiminimistä konserneihin. Kumpumäki vastaa kuukausittain 60–70 asiakasyrityksen palkoista.

Raija Saarivirta-Kut on RS-Tili Ky:n omistaja ja toimitusjohtaja. Yritys vaihtoi Tikonista Maestron käyttäjäksi ja yksi tärkeä valintakriteeri oli se, että Maestro tarjosi ammattilaisen työkalut myös palkanlaskentaan. Heillä on palkka-asiakkaita n. 40 ja palkkaerittelyjä tehdään n. 150 kuukaudessa.

Riikka Lehtinen on pitkän linjan tilitoimistoyrittäjä ja taloushallinnon ammattilainen. Lehtinen toimi kuusi vuotta Suomen Taloushallintoliiton hallituksessa, jonka lisäksi hän on ollut osaltaan suunnittelemassa mm. Tulorekisteriä sekä Palkkakoodistoa ja ollut osana Henkilöstö- ja palkkahallinnon asiantuntijaryhmää sen perustamisesta lähtien. Tilitoimistopalveluiden lisäksi hän kouluttaa tilitoimistoja ja muita yrityksiä talous- ja palkkahallinnon asioissa ja on alan aktiivinen vaikuttaja sosiaalisessa mediassa.

1. Maestro on luotettava ammattilaisen työkalu, jolla hoitaa suuretkin palkkalaskelma- ja asiakasvolyymit

Kumpumäki on hoitanut Maestrolla jopa 700 palkan laskennan kuussa ja aikaa on silti jäänyt muuhunkin.

”Maestrolla pystyn hoitamaan varsin suuriakin volyymejä, eikä ylitunteja silti ole kertynyt mainittavasti. Kun asiakkuus on rakennettu ja säännöt määritelty huolellisesti, on työskentely tehokasta, eikä aikaa mene ihmettelyyn”, Kumpumäki kertoo.

Lehtisellä on uniikki näkökulma suomalaiseen tilitoimistoalaan ja hän tuntee ammattilaiselle mitoitettujen työkalujen merkityksen.

”Palkanlaskenta on yhä enenevissä määrin oma erityisosaamisalueensa ja yrityksellä, joka haluaa tarjota palkanlaskennan palveluita, on syytä olla käytössään siihen oikeasti soveltuvat työkalut.”, Lehtinen kertoo.

2. Maestron palvelu pelaa – palkkahallinnossa ongelmatilanteet on ratkaistava nopeasti

Palkanlaskenta ei voi viivästyä teknisten ongelmien vuoksi, siksi palvelu ja sen saatavuus on syytä huomioida ohjelmistoa ja toimittajaa valitessa. Kumpumäki, Saarivirta-Kut ja Lehtinen puhuvat kaikki Maestron palvelun puolesta.

”Maestrolla on käytössä tiketöintijärjestelmä, jonka kautta voin helposti laittaa palvelupyyntöjä, joihin reagoidaan aina nopeasti. Riippuen asian kiireellisyydestä ongelmat myös ratkaistaan saman päivän tai viimeistään parin päivän sisällä. Palkkojen maksamiseen liittyvät haasteet ovat tietysti aina kiireellisiä ja niihin reagoidaan erittäin nopeasti”, Kumpumäki kertoo.

”Apua saa nopeasti ja tunnemme henkilökohtaisesti ne ihmiset, jotka meitä auttavat. He myös tuntevat meidät”, Saarivirta-Kut toteaa.

”Palkanlaskentaan liittyvät haasteet ovat aina kiireellisiä, oli niiden syy mikä tahansa. Siksi on hienoa, että Maestron palvelu on aina nopeaa, ymmärtäväistä ja helposti lähestyttävää. Vaikka omalla kohdallani haasteiden aiheuttaja on joskus löytynyt tuolin ja näppäimistön välistä, ovat maestrolaiset osanneet auttaa”, Lehtinen nauraa.

3. Maestron palkkojen käytettävyys on erinomainen ja automaatioaste korkea

Leea-Maria Kumpumäen mukaan helppokäyttöisyys, joustavuus ja korkea automaatioaste ovat asioita, jotka tekevät palkkojen laskemisesta Maestrolla kivutonta.

”Maestrossa voi olla samaan aikaan avoimena monta ikkunaa ja välilehteä, ja taustatietoja voi päivittää samalla, kun palkkatapahtuma on auki toisessa ikkunassa. Käyttäjien ei ole pakko toimia tietyn kaavan mukaan, vaan asioita voi tehdä haluamassaan järjestyksessä ja kerran tehtyjä valintoja pääsee myös korjaamaan”, luettelee Kumpumäki.

”Palkka-aineistot saa tuotua suoraan työajanseurantaohjelmasta. Kun laittaa palkat maksuun, tiedot kulkeutuvat parin napin painalluksella kaikkiin oikeisiin paikkoihin: tulorekisteriin, kirjanpitoon ja palkansaajille. Maestro laskee koko ajan palkkojen perusteella myös lomakertymää ja lomareskontran hoitaminen Maestrolla on erityisen helppoa”, Kumpumäki jatkaa.

Myös Riikka Lehtinen nostaa esille Maestron parhaiksi ominaisuuksiksi joustavuuden ja korkean automaatioasteen.

”Maestrossa palkkaerittelyt voi tulostaa myös jälkikäteen. Maestro on siinä mielessä varsin armelias työkalu, että se antaa korjata virheet ja pienet unohdukset. Toinen Maestron erityinen vahvuus on mahdollisuus luoda monipuolisesti sääntöjä – esimerkiksi ulosottoihin tai palkkanauhan kielivalintaan liittyen. Nämä ovat sellaisia pieniä ominaisuuksia, jotka saavat valtavan merkityksen silloin, kun asiakkaita tai palkkapusseja on paljon”, Lehtinen kertoo.

4. Maestro antaa erinomaiset edellytykset kasvattaa tilitoimiston liiketoimintaa palkkahallinnon palveluilla

Yhä useampi yritys pyrkii ulkoistamaan kaiken hallinnollisen työn, ja palkanlaskenta on ensimmäisten joukossa. Palkanlaskennan muuttuessa yhä enemmän erityisosaamiseksi myös monet tilitoimistot etsivät alihankkijaa palkanlaskennan palveluiden tuottajaksi. Palkanlaskennan palvelut tarjoavat tilitoimistolle erinomaisen mahdollisuuden kasvattaa liiketoimintaansa ja erikoistua. Riikka Lehtinen kertoo, miksi Maestron palkanlaskentaohjelmisto on tällaiselle tilitoimistolle hyvä valinta.

”Jos palkanlaskennan palveluista halutaan hakea yritykselle kasvua, on ohjelmiston valinta keskeisessä roolissa:

Työkalua tuskin halutaan vaihtaa muutaman vuoden kuluttua uudestaan, joten alusta lähtien on syytä huomioida sen soveltuvuus suurten asiakas- ja palkkapussimäärien hallintaan. Maestro on yksi niistä harvoista työkaluista, joissa tämä on kohdillaan.

Kun määrät ovat suuria, korostuu pienten toiminnallisuuksien merkitys. Esimerkiksi sellaisten palkkapussien osuus, joista on tehtävä ulosottoja, kasvaa asiakasmäärien mukana. Maestrossa näidenkin käsittely voidaan automatisoida.

Kasvua haettaessa on huomioitava myös se, että jossakin vaiheessa voi olla tarve rekrytoida uusia palkanlaskijoita ja siihen liittyy työkalun käytön opettelu. Koska virheet palkanlaskennassa ovat erityisen kohtalokkaita, tekee Maestron armeliaisuus virheiden korjaamisen suhteen tästä prosessista kivuttomamman.”

5. Vaihtaminen Maestroon – käy vaivatta

Raija Saarivirta-Kut kertoo, että heille toimiva palkanlaskentaohjelma oli keskeinen syy vaihtaa ohjelmisto Maestroon, ja vaikka vaihtamiseen liittyikin epävarmuutta, lunasti Maestro siihen kohdistuneet odotukset.

”Valmistelimme palkanlaskennan käyttöönoton huolellisesti, jotta kaikki asetukset ja säännöt olisivat valmiina siinä vaiheessa, kun käyttöönottoja alettiin toteuttaa. Ensimmäisten palkkojen maksu luonnollisesti jännitti, mutta mitään ongelmia ei esiintynyt, eikä myöskään myöhemmin. Huolellinen valmistautuminen palkittiin ja kaikki on mennyt loistavasti”, Saarivirta-Kut sanoo.

Myös Riikka Lehtinen koki, että vaihtaminen Maestroon oli helppoa.

”Vaihtamiseen kannattaa varata riittävästi aikaa, ettei tee siitä suotta itselleen liian vaikeaa. Ja on hyvä tietää, että Maestrolta saa juuri sen verran apua kuin tarvitsee.”

Kiinnostuitko Maestron palkanlaskennasta? Lue miten Maestron lomalaskenta automatisoi palkanlaskijan työtä.