Autokaupan taloushallinnon integrointi ratkaisi Toyota Autotalojen valinnan Maestroon
Toyota Autotalot Oy kuuluu Toyota-yhtiöihin ja on Toyotan maahantuonnin omistama autoliike Tampereella. Yli 75 vuotta toiminut autokaupan ja monipuolisten palveluiden erikoisosaaja lähti kehittämään taloushallintoaan ja haki ratkaisua, joka kattaisi autoalan taloushallinnon tarpeet mahdollisimman kokonaisvaltaisesti.
Uuden taloushallinnon ratkaisun haluttiin sisältävän valmiit rajapinnat autoalalla käytettäviin toiminnanohjausjärjestelmiin. Pyrkimyksenä oli, että hajanaiset erillisratkaisut voitaisiin korvata kaikki tarpeet huomioivalla yhdellä järjestelmällä. Tavoitteena oli saada aikaan nopeampi, yksinkertaisempi ja selkeämpi järjestelmäkokonaisuus.
”Kirjanpitomme on ollut aina ulkoistettua, emoyhtiömme hoidossa vuoteen 2014, jolloin emoyhtiömme ohjelmistot uudistuivat, eivätkä ne enää soveltuneet meidän kirjanpitomme tarpeisiin. Alkuvuonna 2022 päätimme käynnistää taloushallinnon uudistamisprojektin. Lähtökohtana projektille oli hankkia taloushallinnon ohjelmistokokonaisuus, joka ottaisi paremmin huomioon liiketoimintamme erityispiirteet, sekä osaava tilitoimisto täydentämään kokonaisuutta. Hyvä integroitavuus nimenomaan autokaupan kannalta keskeisiin järjestelmiin oli yksi keskeisiä valintakriteerejä, kun olimme järjestelmää vaihtamassa”, sanoo Toyota Autotalot Oy:n toimistopäällikkö Pirkko Laine ja jatkaa:
”Olimme jo aikaisemmin kartoittaneet tarjolla olevia vaihtoehtoja. Maestro pystyi parhaiten vastaamaan tarpeisiimme, ja autokaupan erityisvaatimuksiin soveltuvana kokonaisuutena oli selkeä valinta meille. Kun useampi autotoimialan yritys sitä vahvasti suositteli, oli valinta lopulta helppo.”
Käyttöönotossa huomioitiin asiakkaan erityistarpeet
Maestron käyttöönotto Toyota Autotalot Oy:ssä ajoittui tilinpäätöksen aikaan. Kun yhtiössä samanaikaisesti siirryttiin uuteen toiminnanohjausjärjestelmään, talousosastolla riitti kiirettä. Käyttöönottoprojektiin valmistauduttiin huolellisesti ja projektitiimin palavereissa käytiin kaikki yksityiskohdat perusteellisesti läpi. Yhteistyö ja sitoutuminen oli helppoa, kun kommunikaatio oli jatkuvaa ja avointa.
”Maestron käyttöönotto sujui hyvin. Maestron projektipäällikkö veti hankkeen vankalla otteella aikataulussa maaliin. He osasivat kysyä oikeita kysymyksiä, joiden avulla palvelun toiminnallisuudet ja kaikki yksityiskohdat saatiin räätälöityä juuri meidän tarpeidemme mukaisiksi. Kun taas meille tuli kysyttävää, vastaus saatiin aina nopeasti ja asiakasystävällisesti”, kertoo toimistopäällikkö Pirkko Laine.
Reaaliaikainen tieto tukee päätöksentekoa ja tehostaa johtamista
Menestyvän yrityksen johdon päätöksenteko pystyy tukeutumaan oikeaan, luotettavaan ja reaaliaikaiseen tietoon. Tehokkaan tiedolla johtamisen edellytyksenä on, että laadukkaan tiedon lisäksi sen keräämiseksi ja hyödyntämiseksi tarvittavat prosessit toimivat ja että käytössä ovat oikeat työkalut. Näiden kyvykkyyksien myötä taloushallinnon järjestelmien hyödyt konkretisoituvat yrityksen arjessa.
Yksi Maestron monista hyödyistä on kertakirjaus. Kerran syötetty tieto on aina saman tien käytettävissä joka paikassa. Esimerkiksi reskontrat ovat aina ajan tasalla ilman erikseen tehtävää täsmätystä, samoin pankkitiedot ovat joka päivä ajan tasalla. Lyhyen aikavälin ennusteet voidaan tehdä ilman käsin tapahtuvaa tietojen keräilyä muutamassa sekunnissa.
”Meille reaaliaikaisuus tarkoittaa myös sitä, että tilitoimistokumppanillamme on koko ajan sama tieto käytettävissä kuin meilläkin. Erillisiä tiedonsiirtoja ei tarvita ja olemme koko ajan samalla sivulla heidän kanssaan. Yhteistyötä edistää myös se, että tilitoimistollamme on pitkä kokemus ja erinomainen osaaminen Maestrosta. Olemme oppineet heiltä paljon”, kertoo Pirkko Laine.
Prosessien automatisointi säästää työaikaa ja rahaa
Maestron avulla ostolaskujen käsittelyprosessi voidaan automatisoida – laskutyypistä riippuen – kokonaan tai lähes kokonaan. Automaatioon ei siis tarvita erillisiä̈ ohjelmistorobotteja tai muita kolmannen osapuolen ratkaisuja – kaikki vaaditut ominaisuudet löytyvät sovelluksesta itsestään.
Toyota Autotalot Oy:n laskutusprosesseissa käsitellään kuukausittain yli 500 laskua. Kun aikaisemmin manuaalisesti tehty laskunkäsittely voidaan nyt täysin automatisoida, taloushallinnon turhat rutiinit voidaan karsia ja käyttää säästynyt työaika tehokkaammin.
”Vaikka olemme vasta hiljattain ottaneet Maestron käyttöön, on sen hyödyt jo nähtävissä ja olemme siihen erittäin tyytyväisiä. Kun toiminnanohjausjärjestelmän vaihto saadaan vietyä loppuun, pääsemme ulosmittaamaan kaikki uuden kokonaisuuden hyödyt”, summaa Toyota Autotalot Oy:n toimistopäällikkö Pirkko Laine.
