Taloyhtiöillä on aikaa siirtää osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään veloituksetta vuoden 2023 loppuun asti. Käytännössä tietojen siirto lankeaa kuitenkin isännöitsijän hoidettavaksi. Maestron rajapinta huoneistotietojärjestelmään valmistui jo vuonna 2020, joten pyysimme Maestroa käyttävän ISTOn Jarno Matikaista antamaan isännöintitoimistoille vinkkejä, joilla varmistetaan tietojen tehokas siirto.

Rajapinnoilla on väliä

Maanmittauslaitoksen ylläpitämä huoneistotietojärjestelmä valmistui vuonna 2019 ja isännöintiohjelmistojen käyttöön tarkoitetut rajapinnat seuraavana. Monet isännöintitoimistot eivät ole kuitenkaan päässeet vielä alkuun asiakasyhtiöiden osakeluetteloiden siirroissa, sillä heidän ohjelmistojensa rajapintojen valmistuminen on venynyt.

Meidän tilanteemme on ollut edullinen, sillä ohjelmistotoimittajamme Maestro sai oman rajapintansa valmiiksi ensimmäisenä heti vuonna 2020, ja olemme voineet tehdä siirtoja omilla ehdoillamme siitä lähtien. Nyt syksyllä 2022 olemme noin puolivälissä projektia.

Koska olemme ehtineet toteuttaa osakeluettelojen siirtoja jo hyvän aikaa, on meille ehtinyt muodostua toimiva prosessi.

Vinkki 1: Valmistelkaa osakeluettelojen siirrot huolella

Varatkaa projektille niin paljon aikaa kuin pystytte. Keskustelkaa ohjelmistotoimittajanne kanssa siitä, miten osakeluettelojen siirto huoneistotietojärjestelmään tapahtuu ja varmistakaa, missä muodossa tietojen pitää olla.

Käykää läpi osakeluettelon perustiedot ennen jokaista siirtoa. Varmista, että yhtiön ja osakkaiden tiedot ovat oikein ja oikeassa muodossa.

Vinkki 2: Suunnitelkaa siirrot – laatikaa niille prosessi

Kun tiedätte, missä muodossa tiedot tulee siirtää ja miten tiedot kannattaa tarkistaa ennen siirtoa, luokaa osakeluetteloiden siirroille prosessi. Näin varmistatte yhdenmukaisen ja tehokkaan toiminnan, johon voi osallistua mahdollisimman moni organisaatiostanne.

On kuitenkin hyvä pitää mielessä, että yhtiöiden välillä on eroja ja joskus manuaalista työtä, esimerkiksi tietojen tarkistamiseen, vaaditaan enemmän. Huomioikaa myös tämä prosessissanne.

Vinkki 3: Laatikaa osakeluettelojen siirroille aikataulu ja työnjako – lisätkää tarvittaessa valtuutuksien määrää

Kello tikittää osakeluetteloiden siirtojen suhteen, ja kaikkien tietojen siirtäminen ennen määräajan umpeutumista edellyttää suunnitelmallisuutta. Siksi on tärkeää laatia siirroille aikataulu ja selkeä työnjako niiden toteuttamiselle. Varsinkin siirtojen alussa suunnitelman toimivuutta kannattaa seurata tarkasti.

Jos näyttää siltä, ettei aika riitä käytössä olevilla resursseilla, lisätkää valtuutuksien määrää organisaationne sisällä myös muille kuin varsinaisille isännöitsijöille, jotta saatte projektin maaliin talkootyöllä. Tässäkin on hyötyä siitä, että siirtoprosessi on selkeästi suunniteltu ja dokumentoitu.